Администрирование и офис вакансии - в офисе

* Ведение и актуализация всей внутренней документации. * Составление, проверка и архивация файлов.

Задачи: — Работа на VIP зоне офиса в график 5/2; — Встреча и прием посетителей, в том числе иностранных гостей, чай/кофе; — Подготовка авансовых отчетов (командировочные и представительские расходы руководителей); — Прием документов и личных заявлений на подпись руководителям; — Ведение личного календаря Руководителя. Требования: — Опыт работы секретарем/офис-менеджером от 1 года; — Знание английского языка (разговорный уровень) будет преимуществом; — Хорошие коммуникативные навыки; — Доброжелательность, ответственность, исполнительность. Условия: — Официальное оформление по ТК РФ; — Конкурентная заработная плата; — Годовая премия по результатам работы; — Ежедневная работа в офисе, график работы 5/2 с 9:00/10:00 до 18:00/19:00; — Программа добровольного медицинского страхования (ДМС) со стоматологией после испытательного срока; — Офис в современном бизнес-центре "ЛОТТЕ", 3 минуты пешком от ст. м. Калужская; — Внутреннее обучение сотрудников; — Участие в спортивных мероприятиях; — Корпоративную мобильную связь.

Задачи: — Организация коммуникаций: приём и распределение звонков, обработка входящей и исходящей корреспонденции. — Работа с данными и процессами: внесение информации в 1С и ERP, проведение заявок в базе, взаимодействие со всеми подразделениями компании. — Логистика и travel-сопровождение: организация командировок сотрудников, включая заказ билетов, бронирование гостиниц и оформление всей необходимой документации. — Управление офисным пространством: бронирование переговорных комнат, встреча и размещение гостей (сервис напитков), взаимодействие с администрацией бизнес-центра. — Обеспечение доступа: оформление пропусков для гостей, кандидатов и автомобилей. — Административно-исследовательская поддержка: оперативный поиск информации по запросам руководства и выполнение специальных поручений. Требования: — Навыки грамотной устной и письменной коммуникации, клиентоориентированность и тактичность. — Уверенное пользование ПК (MS Office, 1С, ERP-системы), умение быстро осваивать новые сервисы. — Высокий уровень самоорганизации, многозадачности, внимательности к деталям и стрессоустойчивости. — Презентабельный внешний вид и доброжелательность. О роли: — Ваша оперативность и внимание к деталям напрямую влияют на производительность команды, имидж компании в глазах гостей и общую слаженность бизнес-процессов. — Вы станете ключевым координатором, чья работа создает фундамент для эффективной работы сотен коллег и руководителей. — Вы возьмете под контроль полный цикл административной поддержки в головном офисе федерального ритейлера. — Это уникальный шанс управлять многопоточной операционной деятельностью, взаимодействуя со всеми уровнями и департаментами компании, — опыт, который сформирует из вас универсального профессионала в области office management. — Вы присоединяетесь к системной компании-лидеру, где ценятся порядок и высокий стандарт сервиса. — Ваша задача — поддерживать и улучшать эту культуру на ежедневном уровне, получая при этом стабильность крупного бизнеса, поддержку коллектива и возможности для развития в рамках роли ключевого операционного центра офиса. Условия: — Конкурентная заработная плата и бонусы. — Комфортные условия: современный офис в БЦ «Зенит-Плаза» (м. Щукинская/Строгино) с корпоративным трансфером, график 5/2 с 9:00 до 18:00. — Карьеру в лидере: работа в компании с 30-летней историей и ясными перспективами профессионального роста.

Задачи: — Поддержание порядка в Приемной; — Административно-хозяйственное обеспечение работы Приемной: заказ канцелярских товаров, продуктов питания, организация обедов, мероприятий с партнерами; — Ведение документооборота; — Прием звонков; — Организация совещаний, переговоров; — Организация командировок; — Выполнение поручений руководителя. Требования: — Высшее образование; — Грамотная устная и письменная речь; — Понимание принципов субординации; — Опыт работы в крупных, холдинговых компаниях; — Готовность к ненормированному графику работы; — Стрессоустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Условия: — График работы ненормированный - 1/1 с 7:00 утра до окончания рабочего дня руководителя; — На период адаптации график 5/2 (работа в паре с опытным коллегой); — ДМС, мобильная связь; — Уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом; — Отпуск 31 календарный день; — Оформление согласно ТК РФ с первого рабочего дня; — Офис в шаговой доступности от м. Маяковская.

Задачи: — Организация рабочего дня и графика встреч руководителя. — Ведение деловой переписки. — Контроль исполнения поручений руководителя. — Подготовка и оформление презентаций, отчётов, протоколов, аналитических материалов. — Координация между отделами и внешними партнёрами. — Ведение и актуализация внутренней документации, регламентов, баз данных, КДП. Требования: — Высшее гуманитарное образование. — Навык работы с текстами (подготовка справок, редактирование отчетов), поиска и анализа информации. — Опыт работы в НКО от 2-х лет. — Опыт работы секретарем-референтом от 3-х лет. — Опыт работы в социокультурной отрасли. — Опыт кадрового делопроизводства (преимущество). — Опыт использования ИИ в работе (преимущество). Условия: — Оформление по ТК РФ. — Конкурентная заработная плата (оклад + квартальные премии + годовая). — График работы 5/2 с 10.00 до 19.00. — Комфортабельный офис в центре Москвы, ст. м. Арбатская (5 минут пешком).

Maintaining corporate files and filing. Drafting internal documents including resolutions/minutes.

Location: Warsaw Workplace: onsite Creatio is an AI CRM and workflow platform where people and AI agents work together — with no limits on users, agents, or scale. We help midsize and large organizations run customer workflows in the AI era. Headquartered in Boston, MA, with a global team and a large ecosystem of partners, Creatio serves thousands of customers in over 100 countries and automates tens of millions of workflows daily. Genuine care for our clients and partners is at the heart of our DNA.We’re proud to be recognized by top industry analysts as a Leader and Strong Performer in multiple Gartner and Forrester reports.In 2025, Creatio was named to Inc.’s Best Workplaces list, recognizing our commitment to employee wellbeing and a strong workplace culture.Who We’re Looking For:We are looking for an organized, attentive, and proactive Office Manager to join our Warsaw office. You will be responsible for ensuring smooth day-to-day office operations, creating a welcoming and comfortable environment for employees and visitors, and working closely with our Facility Management team. This role is a great opportunity for someone who enjoys organizing processes, solving problems, and helping others. Previous experience in office administration or a similar role is welcome but not required; we are ready to support the right candidate with training and development.The role is based in Warsaw, Poland.Responsibilities:Coordinate the day-to-day operations of the Warsaw office, maintaining an organized, efficient, and welcoming workplace and serving as the main contact for office-related requests.Work with building management, vendors, and service providers to coordinate workplace services, maintenance, office purchases, and deliveries.Partner with IT, Marketing, HR, and other internal teams on office equipment, company merchandise, and shared operational tasks.Support employee onboarding and offboarding by coordinating office access, welcome packs, workspace setup, and equipment handovers with IT.Maintain accurate records of office assets, supplies, and company merchandise, including storage, distribution, and replenishment.Coordinate arrangements for executive visits, client meetings, and internal events, including meeting rooms, catering, and hospitality.Maintain office records, expense tracking, reports, and administrative documentation in line with company policies and approved budgets.Monitor office supplies and equipment, ensuring timely replenishment and smooth daily operations.Support the organization of team activities, celebrations, and other office initiatives.Help resolve day-to-day office-related issues and respond to employee requests in a timely and helpful manner.Requirements:Fluency in Polish, Russian, and Ukrainian, as well as English proficiency at B2 level or higher, is mandatory.Availability to work on-site at our Warsaw office, located near Politechnika metro station, from 9:00 AM to 6:00 PM.Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to manage several requests and changing priorities.A responsible, proactive approach and the ability to follow tasks through to completion.Good interpersonal skills and a friendly, helpful approach to colleagues, visitors, and suppliers.Proficiency in Microsoft Office, including Excel, Word, and Outlook, and collaboration tools such as Microsoft Teams.Willingness to learn new systems, tools, and procedures.Strong written and spoken English, with the ability to communicate clearly and professionally.Preferred experience: Experience in office administration, workplace operations, or a similar support role.Experience coordinating vendors, office purchases, inventory, or expense records.Experience organizing meetings, internal events, or executive visits.Experience supporting employee onboarding or coordinating workplace equipment and supplies.What you should expect from us:Growth & Development: Clear career paths, mentorship opportunities, and access to continuous learning to help you reach your full potential.Flexibility & Well-Being: We provide flexible work arrangements and initiatives that empower you to manage your schedule effectively, stay productive, and thrive both personally and professionally.Recognition & Impact: A culture that celebrates achievements, values your ideas, and empowers you to make real contributions from day one.Innovative Culture: Be part of a company that embraces new ideas, modern technologies, and bold thinking to stay ahead of the curve.Benefits & Rewards Package: We provide competitive compensation and benefits designed to support you and your family. Our rewards approach goes beyond salary, recognizing your contributions and commitment. The exact package may vary depending on your country of residence and employment type.

Задачи: — Работа с внутренней документацией компании. — Подготовка, оформление и систематизация документов. — Контроль правильности заполнения документов. — Ведение коммуникации с подрядчиками через емейл Требования: — Внимательность к деталям. — Усидчивость и аккуратность. — Ответственный подход к работе. — Уверенное владение ПК. — Опыт работы с документами будет преимуществом, но не обязателен. Условия: — Зарплата 1200 - 1500 €. — Работа в стабильной международной компании. — Обучение с первого дня. — Комфортный офис в Пафосе. — Возможность профессионального роста

Компания Юнайтед Индастриал приглашает на должность менеджера по кадровому делопроизводству, который будет работать самостоятельно. Работа предполагается в офисе, расположенном в Химках.

Задачи: — документооборот: регистрация писем и коммерческих предложений, учёт договоров и актов, электронный документооборот, корреспонденция, почта; — приём звонков, встреча гостей, оформление пропусков и парковок, взаимодействие с администрацией бизнес-центра и контрагентами; — жизнеобеспечение офиса: обеспечение водой, канцелярией, расходными материалами, хозяйственными товарами; — поддержка руководителя: организация совещаний, бронирование билетов и гостиниц, работа с оргтехникой. Требования: — аккуратность в работе с документами; — коммуникабельность, умение живо общаться по телефону и лично; — самостоятельность. Условия: — работа в офисе по графику 5/8; — срочный трудовой договор на период отсутствия основного работника; — начало работы в начале ноября.

Требования: — Возраст 20–35 лет — Свободное владение русским и узбекским языками — Уверенный пользователь ПК — Грамотная речь, ответственность, внимательность — Умение работать с Telegram и соцсетями — Опыт в полиграфии — приветствуется Обязанности: — Помощь менеджеру в работе с клиентами и заказами — Работа с документами и расчетами — Контроль заказов и взаимодействие с производством — Ведение сайта, соцсетей и Telegram-канала — Размещение информации и подготовка контента Условия: — Зарплата 6 000 000 сум — График 5/2, с 09:00 до 18:00 — В периоды высокой загрузки возможны переработки — по необходимости — Адрес: Чиланзар, 7-й квартал, ориентир — мечеть «Хасанхон Кори»

Задачи: — Организация работы офиса и контроль административных процессов. — Выполнение поручений руководителя и контроль сроков. — Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, контроль счетов и оплат. — Организация встреч, командировок и внутренних коммуникаций. — Подготовка документов, презентаций и отчётов. — Ведение кадрового делопроизводства: приём, увольнение, отпуска, приказы и кадровые изменения. — Работа с Enbek.kz: оформление трудовых договоров и кадровых сведений. — Контроль документооборота и административных расходов. Требования: — Релевантный опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя или административным координатором от 3 лет. — Практический опыт ведения кадрового делопроизводства и работы с Enbek.kz. — Уверенное владение Microsoft Office и Google Workspace. — Организованность, ответственность, внимательность к деталям и умение работать с несколькими задачами одновременно. Условия: — Официальное трудоустройство по ТК РК. — График 5/2, с 10:00 до 19:00. — Комфортный современный офис. — Работа в стабильной компании с международными брендами. — Возможность профессионального развития и участия в улучшении внутренних процессов компании.

Заряд от Магнита ищет администратора. Задачи: — Принимать товар — Контролировать порядок и сроки годности — Работать с учётом — Выпекать вкусную выпечку — Помогать команде Условия: — Зарплата до 115 400 ₽, выплаты 2 раза в месяц, без штрафов — График 2/2 — Обучение, поддержка и карьерный рост — Дополнительная премия до 27 000 ₽ к зарплате — Бонус за друга до 25 000 ₽ Адрес: м. Спартак, ул. Николая Озерова, 8к1 Контакты для связи: звонить 8 800 200-53-48 или приходить в магазин.

Задачи: — Организация рабочего дня руководителей: ведение календарей, согласование встреч и звонков, напоминания, контроль пересечений в расписании. — Подготовка встреч и поездок: сбор необходимых материалов, организация переговоров, встреча гостей, бронирование билетов и гостиниц. — Выполнение и сопровождение поручений: фиксация задач и сроков, взаимодействие с сотрудниками и подрядчиками, контроль договорённостей, своевременное предупреждение о задержках. — Административная помощь: поиск информации, сравнение предложений, подготовка писем и таблиц, организация доставок и согласование документов. — Обеспечение офиса: своевременная закупка необходимого, контроль состояния оборудования, взаимодействие с обслуживающими организациями и учёт расходов в рамках согласованного бюджета. — Помощь в подборе сотрудников: размещение согласованных вакансий, просмотр откликов по заданным критериям, первичные звонки, уточнение опыта и ожиданий кандидатов. — Координация собеседований: подготовка краткой информации о кандидатах для руководителей, согласование встреч и ведение статусов отбора. Требования: — Обязательное нахождение в Астане. — Опыт работы ассистентом руководителя или офис-менеджером с функциями поддержки руководства. — Умение понять задачу, уточнить ожидаемый результат и самостоятельно организовать её выполнение. — Внимательность к деталям, соблюдение сроков и умение согласовывать приоритеты. — Грамотная устная и письменная речь, тактичность в общении и соблюдение конфиденциальности. — Уверенное владение календарями, таблицами, документами и инструментами ведения задач. — Опыт первичного отбора кандидатов будет преимуществом. Условия: — Работа в офисе в Астане. — График работы — 5/2.

Задачи: — Административная поддержка Руководителя и его семьи. — Организация и координация встреч. — Информационная поддержка. — Прием телефонных звонков, отправка писем и электронной почты. — Выполнение личных поручений Руководителя. — Полная travel поддержка Руководителя. Требования: — Английский язык Upper-Intermediate / Advanced. Условия: — График работы 5/2 с 10:00 до 19:00. — Офис в Абу-Даби. — Зарплата от 3000$. — Квартира предоставляется.

Требования: — Разрешение на работу на Кипре — Опыт работы Office Manager / Receptionist от 1 года желателен — Английский от B1, греческий будет плюсом — Знание основ офисного администрирования и документооборота — Уверенное владение MS Office / Google Workspace — Умение планировать бюджет, контролировать расходы и вести отчётность — Опыт взаимодействия с подрядчиками и сервисными службами — Сильные организационные и коммуникативные навыки — Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты Задачи: — Организовывать работу офиса и поддерживать комфортное рабочее пространство — Контролировать закупки канцелярии, оборудования и бытовых принадлежностей — Организовывать завтраки и обеды для сотрудников — Взаимодействовать с управляющей компанией, подрядчиками и сервисными службами — Планировать офисные расходы, вести бюджеты и отчётность — Контролировать поставки, проводить инвентаризацию — Помогать сотрудникам с административными и бытовыми вопросами — Встречать гостей и сопровождать посетителей — Выполнять организационные поручения руководителя Условия: — Официальное оформление по законодательству Кипра — График 5/2 с гибким началом рабочего дня — 21 рабочий день отпуска + 4 дополнительных выходных — Бесплатные завтраки и обеды в офисе — Внутреннее и внешнее профессиональное обучение — Частичная компенсация курсов английского и греческого языков — Корпоративные занятия спортом и мероприятия для сотрудников и их семей — Реферальная программа и скидки от партнеров — Материальная поддержка и подарки сотрудникам и их детям

Задачи: — Организация и координация работы офиса для обеспечения его бесперебойного функционирования. — Ведение документооборота и работа с корреспонденцией. — Поддержка внутренней коммуникации и помощь в организации встреч и мероприятий. — Управление запасами офисных принадлежностей/продуктов и взаимодействие с поставщиками. — Обеспечение комфортной рабочей среды для сотрудников. Требования: — Опыт работы в аналогичной должности будет являться преимуществом, но не обязателен, так как предусмотрено обучение. — Знание английского и греческого языков. — Желание развиваться в сфере офисного администрирования. — Отличные организационные способности и внимание к деталям. — Умение работать в команде и поддерживать позитивную атмосферу. — Базовые навыки работы с офисными программами. — Готовность обучаться и адаптироваться к новым задачам. Условия: — Полная занятость с графиком 5/2. — Работа в динамичной и креативной команде. — Комфортное рабочее пространство, офис в Лимасоле.

Основные требования: — Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, офис-менеджером или на аналогичной должности. — Желателен опыт работы в IT-компании или понимание специфики IT-проектов. — Уверенное владение MS Office / Google Workspace (Excel, Word, PowerPoint, Google Sheets). — Навыки деловой переписки и грамотная устная и письменная речь. — Умение работать с большим объемом информации, расставлять приоритеты и контролировать сроки. — Организованность, внимательность к деталям, ответственность и инициативность. — Навыки делового общения и координации работы нескольких сотрудников. — Умение соблюдать конфиденциальность при работе с внутренней информацией компании. — Готовность оперативно решать организационные вопросы и выполнять несколько задач одновременно. Будет преимуществом: — Опыт взаимодействия с разработчиками, аналитиками, менеджерами проектов и другими IT-специалистами. — Знакомство с инструментами управления задачами: Jira, Confluence, Trello или аналогами. — Опыт подготовки отчетности, презентаций и организационных документов для руководства. — Знание английского языка на уровне, достаточном для деловой переписки. Чем предстоит заниматься: — Организация рабочего графика руководителя, планирование встреч и совещаний. — Ведение деловой переписки, обработка входящих запросов и звонков. — Подготовка документов, отчетов, презентаций и протоколов встреч. — Контроль исполнения поручений руководителя и соблюдения установленных сроков. — Координация взаимодействия между руководителем, сотрудниками, заказчиками и партнерами. — Участие в организации рабочих встреч, переговоров и командных мероприятий. — Сбор, систематизация и анализ информации для подготовки управленческих решений. — Взаимодействие с IT-командой по организационным вопросам и контроль выполнения текущих задач. — Ведение таблиц, реестров и внутренних документов компании. — Выполнение текущих поручений руководителя, связанных с административной и организационной деятельностью. Условия: — График работы: 5/2, с понедельника по пятницу, с 09:00 до 18:00. — Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00. — Формат работы: офис. — Стабильная работа в IT-компании. — Возможность профессионального развития и получения опыта в IT-сфере.