Администрирование и офис вакансии - в офисе

Задачи: — Следить за порядком и всем необходимым для комфортной работы офиса. — Решать текущие административные и организационные вопросы. — Работать с документами, заявками и поручениями. — Взаимодействовать с коллегами и помогать решать рабочие вопросы. — Контролировать задачи и следить, чтобы ничего не терялось и не забывалось. Требования: — Опыт работы офис-менеджером/администратором. — Организованность и ответственность. — Умение планировать своё время и доводить дела до конца. — Легко находить общий язык с коллегами и брать инициативу в свои руки. Условия: — Работа в офисе в Ташкенте, Яккасарайский район (Ракат Махалля). — График работы 5/2, с 08:30 до 17:30. — Зарплата 5.000.000-6.000.000 сум. — Скидки на продукцию компании. — Возможность карьерного роста.

Задачи: — приветствие посетителей — управление ресепшеном и телефонными звонками — поддержка мероприятий — обеспечение работы офиса Требования: — навыки работы с электронной почтой Условия: — работа в офисе в районе Сан-Франциско — годовая зарплата от 52,000 до 76,960 долларов США

Задачи: — Заботиться об офисе: закупать канцелярию, расходные материалы, продукты и перекусы, следить за чистотой и порядком. — Организовывать travel-поддержку: бронировать билеты, отели, трансферы, помогать с оформлением виз и собирать отчеты по командировкам. — Вести административный workflow: работать с входящими документами, вести деловую переписку, распределять звонки, встречать гостей и координировать парковку. — Помогать руководителю: планировать встречи, бронировать переговорные комнаты, готовить презентации и справочные материалы, помогать в контроле поручений. — Участвовать в жизни компании: помогать в организации корпоративных праздников и совместных активностей. Требования: — Английский язык на уровне не ниже B2. — Знание греческого языка будет преимуществом. — Наличие водительских прав и автомобиля. — Умение расставлять приоритеты, мультизадачность и желание заботиться о команде. — Понимание деловой этики, субординации и конфиденциальности. — Проактивность и внимательность: умение видеть, что нужно исправить или улучшить в офисе без напоминаний. Условия: — Стабильный доход: 2500 евро gross. — Официальное оформление в штат компании. — Помощь с оформлением рабочей визы. — Современный, светлый офис в центре города. — Русскоговорящий коллектив для комфортной адаптации. — Сплоченная и надежная команда с добрыми традициями.

Задачи: — Контроль ежедневной работы офиса и поддержание комфортного, организованного рабочего пространства — Управление офисными запасами, инвентарём и административными задачами — Поддержка процесса адаптации сотрудников и базовых HR-процессов — Встреча посетителей и обработка офисной корреспонденции — Административная поддержка топ-менеджмента — Подготовка ежемесячных отчетов о деятельности и счетов (обучение предоставляется) — Управление системой учёта рабочего времени офиса и координация обновлений с внешними сторонами Требования: — Владение английским и русским языками — Опыт работы в должности офис-менеджера, административного ассистента или аналогичной роли — Сильные организационные навыки и внимание к деталям — Владение Microsoft Office и Google Workspace — Отличные коммуникативные и многозадачные навыки — Проживание на Кипре (без спонсорства рабочей визы) Условия: — Конкурентоспособная зарплата, зависящая от опыта — Бонусы по результатам работы, если применимо — 21 день ежегодного отпуска — 6 оплачиваемых больничных дней + 4 личных дня в год — Ежедневный обед — Спортивные льготы — Доступ к отраслевым мероприятиям и конференциям — Поддерживающая, предпринимательская рабочая среда Локация: Лимассол, Кипр Формат работы: офис Занятость: полный рабочий день

Обязанности: — Встреча посетителей офиса. — Организация закупа товаров и продуктов на нужды офиса. — Работа с первичной бухгалтерской документацией под руководством опытного наставника. — Обеспечение чистоты и порядка в помещениях офиса. — Работа с почтой и звонками. — Поиск новых поставщиков, взаимодействие с действующими контрагентами по документам. Требования: — Опыт работы на аналогичной позиции. — Опыт работы с первичными бухгалтерскими документами. — Оконченное высшее или средне-специальное образование. — Навыки пользования ПК (MS-Office, интернет, электронная почта и др.). — Умение работать с большим объемом информации, в режиме многозадачности. — Грамотная устная и письменная речь, четкая дикция, вежливость в общении. — Желание помогать людям, коммуникабельность, ответственность. Условия: — Официальное трудоустройство с первого рабочего дня. — Официальную заработную плату 2 раза в месяц (оклад + премия). — График работы 5 дней в неделю, с 9:00 до 18:00, сб. и вс. — выходные дни. — ДМС, +1 день к отпуску за каждый год работы. — Бесплатное подключение СберПрайм+ и подписки к сервисам Экосистемы. — Льготная ипотека от Сбербанка.

Задачи: — Мониторинг государственных закупок и других закупок; — Поиск и отслеживание подходящих закупок; — Работа с информацией и документацией; — Выполнение текущих организационных и административных задач; — Взаимодействие с сотрудниками по рабочим вопросам. Требования: — Ответственность и внимательность; — Уверенный пользователь ПК; — Умение работать с большим объемом информации; — Грамотная речь и деловая переписка; — Опыт работы с закупками будет преимуществом, но не является обязательным. Условия: — Официальное трудоустройство по трудовому договору; — График 5/2; — Рабочее место: ул. Конституции, 15А; — Стабильная работа в офисе.

Задачи: — Ведение делопроизводства редакции (табель, служебная документация, и т.п.). — Помощь редакторам в подготовке и сдаче книг. — Работа с базой 1С. — Ведение проектов в 1С. — Внесение данных и изменение в программе учета 1С. — Формирование отчетов из программ учета по запросам руководителей. — Распечатка/пересылка рукописи для рецензента/редактора и др. — Ксерокопирование документов. — Информирование об отказе рукописи. — Подготовка и предоставление комплекта сопроводительных документов для производства рукописи. — Внесение изменения в сопроводительные документы. — Внутренняя сверка макетов, проверка колонтитулов и колонцифр (помощь редакторам). — Составление презентаций для продвижения книг. — Осуществление взаимодействия с другими редакциями и службами. — Сдача допечаток. — Отслеживание информации о запрещенных веществах и лгбт-контента, при необходимости внесение информации в 1С, выходные данные и обложку книги. Требования: — Высшее/Среднее специальное образование (в области издательского дела). — Знание основ полиграфического производства, полиграфических материалов и издательских процессов. — Уверенный пользователь ПК: Word, Excel, PowerPoint, желательно 1С. — Организованность, стрессоустойчивость, многозадачность, коммуникабельность. Условия: — Полная пятидневная рабочая неделя (10.00 - 18.30) в офисе в Москва-Сити, Башня "Империя" (метро и МЦК "Деловой центр", метро Москва-Сити). — После испытательного срока один удаленный день. — Оклад, премирование по системе KPI после испытательного срока. — Соблюдение ТК РФ. — Социальный пакет: добровольное медицинское страхование и страхование выезжающих за рубеж, программы заботы о здоровье, занятия спортом, значительная скидка на книги и другую продукцию издательства.

Задачи: — Управление операциями офиса в Оттаве — Работа с поставщиками — Организация мероприятий — Обеспечение соответствия требованиям безопасности — Контроль доступа — Ведение записей по безопасности Требования и условия в тексте не указаны.

Основные требования: — Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя или администратором от 1–3 лет; — Уверенное владение ПК и офисными программами (MS Office, Google Workspace); — Грамотная устная и письменная речь; — Высокий уровень самоорганизации, внимание к деталям, проактивность и развитые навыки тайм-менеджмента. Чем предстоит заниматься: — Административная поддержка руководителя: ведение гибкого графика, организация встреч, переговоров и совещаний; — Документооборот и коммуникации: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение внутренней переписки, профессиональный прием звонков; — Жизнеобеспечение офиса: закупка, учет, выдача и хранение канцелярских товаров, расходных материалов и ТМЦ, формирование бюджета офисных расходов; — Контроль инфраструктуры: организация использования и контроль надлежащего состояния офисной оргтехники, оперативный заказ новой техники в случае необходимости; — Тревел-поддержка: организация поездок и командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц); — Забота о комфорте: закупка продуктов питания и обеспечение уюта в офисе; — Выполнение поручений: оперативное решение текущих административных задач от руководства. Что мы предлагаем: — Официальное оформление: в полном соответствии с ТК РК; — График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00; — Локация: современный, комфортабельный офис в г. Астана, район EXPO; — Команда и культура: уважительная рабочая среда, прямое взаимодействие с руководством, отсутствие лишней бюрократии.

Задачи: — Организация повседневной работы офиса. — Административная поддержка руководителя. — Работа с документами и электронной почтой. — Организация встреч и координация рабочих процессов. — Контроль офисных расходов и обеспечение всем необходимым. Требования: — Возраст: 20–30 лет (девушка). — Грамотное владение русским языком — обязательно. — Знание узбекского и английского языков будет преимуществом. — Уверенное владение ПК и офисными программами. — Ответственность, организованность и коммуникабельность. — Опыт работы приветствуется. Условия: — Заработная плата от 8 000 000 сум + бонусы. — Комфортный офис в центре города. — График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00. — Возможность профессионального роста и развития.

Требуется девушка секретарь-референт на администрации в Бизнес-центр T-Tower. Требования: — презентабельная внешность — знание узбекского и русского обязательно — вежливость, активность, ответственность, исполнительность, грамотность — умение пользоваться орг. техникой — возраст от 22 до 35 лет Условия: — график 5/2 с 9 до 18, обед с 13 до 14 — оплачиваемый испытательный период в 1 месяц — бонус: бесплатная карта для занятия спортом в зале "Towergym" — дружный коллектив Адрес: Яшнабадский район, улица Султонали Машхадий 79.

Location: Mandaluyong Workplace: OnSite Position Summary The role involves collecting and delivering company documents, assisting in document filing, notarization, and archiving, as well as supporting daily office operational needs including procurement of office supplies and other administrative errands. This position requires a highly organized, dependable, and proactive individual who is willing to do fieldwork and handle time-sensitive tasks efficiently. Key Responsibilities Liaison & Fieldwork Duties Collect, deliver, and process company documents within Greater Metro Manila. Coordinate with government agencies, business partners, notary offices, banks, dealers, and service providers as needed. Handle document submissions, pickups, and follow-ups. Ensure timely and secure handling of confidential documents. Administrative Support Assist the Administrative Officer in daily administrative tasks. Organize, file, and maintain physical and digital company records. Assist in document notarization and ensure completeness of required paperwork. Support document archiving and records management processes. Prepare and maintain logs for incoming and outgoing documents. Office Support & Procurement Purchase office supplies and other company needs as requested. Monitor inventory of office supplies and report replenishment requirements. Assist in maintaining cleanliness and organization of office files and storage areas. Support operational and administrative activities as assigned. General Responsibilities Perform messenger-related and administrative errands. Maintain professionalism when dealing with external partners and agencies. Ensure compliance with company policies and procedures. Perform other duties assigned by management.

Задачи: — Организация бесперебойной работы офиса: контроль канцелярии, воды, кофе и других хозяйственных расходников, взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг — Ведение делопроизводства: приём, регистрация, сортировка и архивация документов (бумажных и электронных) — Ведение и актуализация базы договоров: учёт сроков действия, контроль продлений и подписаний — Подготовка и оформление деловой корреспонденции, документов и писем на английском и русском языках — Административная поддержка CEO: ведение календаря, организация встреч и звонков, подготовка материалов — Приём почты и курьерской корреспонденции, взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами — Организация деловых поездок: поиск и бронирование авиабилетов, отелей, трансферов, подготовка командировочных маршрутов — Помощь в организации корпоративных мероприятий и встреч с партнёрами и клиентами — Встреча гостей и посетителей офиса — Взаимодействие с государственными органами, банками, бухгалтерами и юристами по административным вопросам — Помощь в онбординге новых сотрудников (рабочее место, оборудование, доступы, пакет документов) — Учёт офисного оборудования и ведение инвентаризации — Соблюдение конфиденциальности при работе с договорами и корпоративной документацией Требования: — Действующее право на работу на Кипре — Опыт работы на позиции офис-менеджера или в смежной роли (ассистент руководителя, секретарь) от 1,5 лет — Свободное владение русским и английским языками (письменно и устно) — Знание греческого языка будет преимуществом — Опыт делопроизводства: работа с документами, их сортировка, ведение базы договоров — Уверенное владение MS Office / Google Workspace — Опыт организации командировок (авиабилеты, отели, трансферы) будет плюсом — Внимательность к деталям, организованность, ответственность — Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки — Коммуникабельность и деловой стиль общения — Готовность работать с конфиденциальной информацией Условия: — Рыночная заработная плата — Официальное трудоустройство — Дополнительная медицинская страховка — 21 день оплачиваемого отпуска в год — Дополнительный выходной в день рождения — 14 дней оплачиваемого больничного в год — График работы: понедельник–пятница, с 9:00 до 18:00 — Работа в офисе в Лимассоле — Возможность профессионального роста в динамично развивающейся компании финтех-индустрии

Задачи: — управление поддержкой CEO — руководство функцией исполнительного ассистента Требования: — не указаны Условия: — работа в офисе в Kings Cross, London — зарплата $75,000 в год

Задачи: — Выполнение уборочных работ — Приготовление чая, кофе и аналогичных угощений — Быть организованным и ответственным Условия: — Рабочие часы: 07:30 – 16:00 — Зарплата: 900 € фиксированная

Location: Ottawa Workplace: OnSite WHO ARE WE? Cohere is the leading security-first enterprise AI company. We build cutting-edge foundation AI models and end-to-end products that are designed to solve real-world business problems. We’re training and deploying frontier models for enterprises who are building AI systems. We believe that our work is instrumental to the widespread adoption of AI and we are looking for folks that want to be part of that. We obsess over what we build. Each one of us is responsible for contributing to increasing the capabilities of our models and the value they drive for our customers. Cohere is a team of researchers, engineers, designers, and more, who are all passionate about their craft. We are a global technology company headquartered in Toronto with key offices in London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul. Join us! Role Overview: The Office Manager & Security Officer will serve as the primary point of contact for both day-to-day office operations and security protocol implementation for Cohere's Ottawa office. This hybrid role ensures seamless front-facing operations while maintaining compliance with Canadian industrial security standards for government contracts. The position combines administrative excellence with security expertise to create a welcoming, secure, and productive work environment. Key Responsibilities: Front-Facing Operations & Vendor Management: - Direct oversight of cleaners, food & beverage program, suppliers, and maintenance vendors - Coordinate room setups (snacks/water), manage external visitor logistics, and ensure office cleanliness/organization - Lead internal communication channels (Slack: #office-Ottawa, #celebrations) and disseminate company-wide updates - Handle shipping and logistics, including laptop distribution for new hires and managing returns Security Compliance & Protocol Implementation: - Ensure compliance with security policies, procedures, and regulations for handling classified information aligned with PSPC and Contract Security Program (CSP) requirements - Oversee security screening processes for employees, contractors, and visitors - Enforce access controls, secure storage, and transmission protocols for sensitive materials - Report security incidents to relevant authorities (e.g., CSP, Canadian Security Intelligence Service) as required - Maintain accurate security records, including clearance coordination, training logs, and incident reports - Provide back up to the Company Security Officer Office Management & Inventory: - Maintain food, office, and cleaning supply levels; track usage and reorder proactively - Conduct office tours and serve as primary in-person point of contact for new employees - Oversee incoming/outgoing mail and package handling - Provide on-site support for off-sites and events as needed, collaborating with hosting teams on security, access, onboarding, and guest logistics Events, Culture & Community: - Organize monthly social events (e.g., Pride Party, holiday celebrations) and "moments of delight" for team morale - Manage event execution with security considerations for internal and external gatherings - Coordinate guest experiences and visitor logistics - Oversee mail management and package handling Qualifications & Requirements: Mandatory Requirements: - Canadian citizenship and current residency in Canada - Valid Reliability Status with familiarity with CSP/PSPC frameworks - 2+ years of experience in security operations (government/industrial security preferred) Preferred Qualifications: - Experience managing vendors, facilities, and office operations - Familiarity with government contract security requirements - Strong event planning and community engagement skills - Excellent communication and interpersonal abilities Application Note: Only candidates meeting the citizenship and residency requirements will be considered. Candidates must be able to work in Ottawa and may be required to pass additional security screening for government contract compliance. FULL-TIME EMPLOYEES AT COHERE ENJOY THESE PERKS: - A weekly lunch stipend of $75/£75 or equivalent in your local currency for lunch. - Full health and dental benefits, including a separate budget for mental health. - RRSP matching, 401K, Pension Scheme. - 100% Parental Leave top-up for up to 6 months, for either parent. - Annual enrichment benefits: Arts & culture, fitness/wellness, quality time, and a workspace improvement credit. Education & learning stipend for conferences, courses, and coaching. - 6 weeks of paid vacation (30 working days!) - Budget for traveling to other offices if you are remote, plus an annual company offsite. HOW AND WHERE WE WORK: - Cohere is remote-friendly, but we also have offices in Toronto, London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul with more opening soon. - For those in the office: a daily lunch program, plenty of snacks, and regular community and social events. - For those not near an office: a co-working benefit so you can work alongside others in your city. - Everyone receives a $500 home office stipend to set up your workspace properly. If any of the above doesn’t line up exactly with your experience, we still encourage you to apply. We strive to create an inclusive work environment for all; we welcome applicants from all backgrounds and are committed to providing equal opportunities. Should you require any accommodations during the recruitment process, please submit an Accommodations Request Form https://docs.google.com/forms/d/12a6IrLdF3kI2nonKSr4tiFuz18rLQbaeYV-JM9L4o9Q/edit, and we will work together to meet your needs. We may use AI-enabled tools to screen and assess applicants against the criteria for this position. This helps our recruiters identify potentially qualified candidates, but it doesn't limit the applications our recruiters may review or consider. Beware of Scams: Cohere will never ask for payment or third-party services (e.g., CV writing) as part of our hiring process. All legitimate roles are listed on the Cohere careers page and LinkedIn only, with all communications from Cohere employees coming from an @cohere.com or @cw.cohere email alias. If jobs are viewed on other sites then please verify these through our official careers https://cohere.com/careers page.

Задачи: — Координирование работы клининга, флориста и прочего аутсорса — Организация рабочих мест для новых сотрудников (столы, кресла, канцелярия) — Инвентаризация мебели, бытовой техники, расходных материалов и т.д. — Модернизация пространства (новые зоны, эргономика, декорирование) — Помощь в развитии и поддержании корпоративной культуры. Требования: — Знание грузинского и русского языка. Условия: — Офисный формат работы в Грузии, район Сабуртало — Гибкое начало рабочего дня с 9-10 утра до 18-19 вечера — Оформление по договоренности — Компенсация спорта и изучения английского языка — Молодая международная команда и возможность развивать внутренние инициативы

Задачи: — Исполнительная поддержка CEO: управление календарём, организация встреч, контроль решений и последующих действий. — Операционная поддержка по группе компаний совместно с COO: ведение документации компании, подготовка комплектов документов и KYB, выполнение практических задач, требующих сбора, координации или выполнения. Требования: — Опыт работы не менее 3 лет в должности исполнительного ассистента или операционного менеджера, предпочтительно в группе компаний или регулируемой финансовой организации. — Опыт работы с корпоративной документацией и комплектами KYB для банков и EMI. — Преимущество: опыт работы на Кипре. — Высокая организованность и самостоятельность в работе с календарями, реестрами и списками задач. — Хорошее письменное владение английским языком, способность составлять письма и служебные записки с минимальными исправлениями. — Умение продвигать задачи через сотрудников, не подчинённых напрямую, включая руководителей высокого уровня. — Абсолютная конфиденциальность, включая доступ к личному календарю CEO и конфиденциальным данным компании. — Уверенное владение системами управления задачами и совместной работы с документами. — Желательно: опыт работы в регулируемой среде (CySEC, MiCA, VQF) и знакомство с процессами онбординга банков или EMI с клиентской стороны. Условия: — Конкурентная заработная плата. — Годовой бонус по результатам работы. — Доступ к офису в Лимассоле с ежедневными напитками, закусками и парковкой. — Рабочие часы с 9:00 до 18:00 в офисе, с необходимостью оставаться доступным и отзывчивым для CEO вне рабочего времени. — 24 рабочих дня оплачиваемого отпуска в дополнение к официальным праздникам Кипра. — 14 рабочих дней оплачиваемого больничного в год. — Спонсорство разрешения на работу и полная поддержка в оформлении. — Возможность участия в корпоративных спортивных мероприятиях и получение корпоративных подарков.