Администрирование и офис вакансии

Требуется личный ассистент / помощник в онлайн-школу. Эксперт в сфере психологии и трансформации сознания ищет человека, который возьмёт часть операционных задач и поможет разгрузить работу с учениками, контентом и организацией процессов. Задачи: — помогать с перепиской с учениками; — участвовать в ведении соцсетей; — помогать с расписанием и документами; — закрывать разные операционные задачи; — самостоятельно предлагать решения, а не ждать подробных инструкций. Требования: — самостоятельность; — универсальность; — инициативность; — готовность работать с обратной связью; — интерес к теме саморазвития и работе с людьми; — способность быстро включаться в разные задачи. В отклике расскажите о предыдущем опыте и приведите пример работы со сложной обратной связью.

Задачи: — Управление календарями и расписаниями, координация внутренних и внешних встреч, организация командировок, выполнение деловых и личных поручений для руководства — Ежедневное управление офисом, взаимодействие с местными поставщиками, сервисными компаниями, арендодателями и коммунальными службами (требуется знание греческого языка) — Встреча гостей и партнеров, поддержание офиса в порядке, помощь с административной документацией Требования: — Свободное владение английским и греческим языками (письменно и устно) — обязательно — Наличие разрешения на работу на Кипре, проживание в стране (переезд и спонсорство визы не предоставляются) — Опыт работы не менее 2 лет в должностях исполнительного помощника, личного ассистента или офис-менеджера — Сильные организационные навыки, умение сохранять конфиденциальность и работать в условиях многозадачности Условия: — Конкурентная заработная плата и официальное трудоустройство по местному законодательству — Современный комфортный офис в Лимассоле с бесплатными закусками, кофе и напитками — Корпоративный пакет льгот (в стадии внедрения) — Дружелюбная международная команда и плоская структура управления

Задачи: – координировать сотрудников и подрядчиков: ставить задачи, контролировать качество и следить за соблюдением дедлайнов; – вести календарь руководителя: планировать встречи, созвоны и трекать важные договоренности; – вести задачи по текущим клиентским проектам, не допуская провисаний; – собирать коммерческие предложения и презентации по готовым вводным; – готовить тексты: вести деловую переписку с клиентами, писать посты, описания и письма; – проверять исходящие материалы (презентации, сметы, рассылки, тексты) на логику, грамотность и ошибки; – вести базовый документооборот: договоры, счета, акты и контроль поступления оплат; – первично квалифицировать входящие клиентские заявки; – искать подрядчиков, блогеров и креаторов под проектные задачи. Требования: – суперструктурность, педантичность и искренняя любовь к порядку в задачах и файлах; – грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям и опечаткам; – развитые софт-скиллы: навык тактично, но твердо контролировать сроки и отсутствие барьера перед созвонами/переписками; – уверенная работа с Google Docs, Google Sheets, Canva / Figma; – навык использования нейросетей в работе (будет большим плюсом); – понимание специфики инфлюенс-маркетинга, посевов, UGC и маркетплейсов станет серьезным преимуществом. Условия: – доход: 40 000 руб. оклад + премия до 10 000 руб. по итогам месяца (выплаты без задержек дважды в месяц — 15 и 30 числа); – полностью удаленный формат работы; – на связи с 10:00 до 20:00 по МСК (основная операционная загрузка с 11:00 до 19:00); – прямое взаимодействие с фаундером без лишней бюрократии; – возможность увидеть изнанку работы агентства и продаж на сотни тысяч рублей; – перспектива карьерного роста до аккаунт-менеджера или операционного директора.

Стажировка для иностранных студентов, желающих поработать в качестве помощника координаторов проектов в офисе. Требования: — знание английского — высокая академическая успеваемость — хорошие организаторские способности Дедлайн: как можно скорее. Оплата: стажировка предусматривает стипендию.

Задачи: — Публиковать и обновлять товары на площадках (по готовым материалам, не маркетплейс). — Проверять описания и характеристики на ошибки. — Отвечать на базовые вопросы покупателей (без поиска клиентов и продаж). Требования: — Грамотный русский язык. — Внимательность. — ПК/ноутбук и интернет. Условия: — Доход: 35 000 – 70 000 ₽ (растущий, зависящий от объема). — График: свободно планируете сами. — Формат: удаленно, бесплатное обучение + оплачиваемая стажировка. — Оформление: ТК, самозанятость, ИП.

Задачи: — Организация и проведение встреч с собственниками и покупателями недвижимости; — Ведение деловых переговоров; — Экспертный подбор объектов по заданным параметрам, консультирование; — Полное сопровождение клиентов на всех этапах сделки. Требования: — Коммуникабельность, умение находить общий язык и поддерживать долгосрочные профессиональные отношения; — Четкое понимание своих целей и желаемого уровня заработка, ценность времени; — Целеустремленность и честность; — Готовность учиться, развиваться и применять новые знания на практике. Условия: — Оклад + проценты + бонусы, доход на старте от 180 000 рублей; — Лицензированное обучение (вводный бизнес-курс 6 дней + система адаптации под руководством опытного наставника); — Официальное трудоустройство (возможны и другие варианты); — Гибкий график работы, без фиксированных девятичасовых рабочих дней в офисе; — Карьерный, профессиональный и личностный рост с регулярными лекциями и тренингами; — Комьюнити сильных и успешных личностей; — Современный офис в 2 минутах от метро; — Работа в стабильной и перспективной сфере недвижимости; — Возможность удаленной работы; — Прозрачная система мотивации, бонусы и премии, прогрессирующий процент; — Социальный пакет, корпоративная мобильная связь, комфортное рабочее место, многофункциональная CRM; — Наставничество, поддержка руководителя, обучение с нуля, работа с VIP клиентами; — Возможность оформления по ТК РФ, повышение квалификации, переквалификация из другой сферы; — Дружелюбная атмосфера и командная работа.

Задачи: — взаимодействовать с подрядчиками и сотрудниками: ставить задачи, контролировать сроки и качество, дёргать, если кто-то пропал — вести календарь, созвоны, дедлайны и напоминать о важных событиях — держать в порядке задачи по проектам, чтобы ничего не провисало — собирать презентации и коммерческие предложения по вводным — писать тексты: письма, сообщения клиентам, посты, описания — проверять рассылки, тексты, презентации, сметы на ошибки, логику и косяки — готовить документы: договоры, допники, счета, акты и следить за оплатами от клиентов — первично разбирать входящие заявки — искать подрядчиков, креаторов и блогеров под задачи Требования: — супер-организованность и любовь к порядку — грамотность и внимательность к ошибкам — умение вежливо, но твёрдо требовать соблюдения дедлайнов — готовность к перепискам и созвонам с незнакомыми людьми — уверенное владение Google Таблицами, Docs, Canva и Figma — использование нейросетей будет большим плюсом — понимание блогеров, посевов, UGC, маркетплейсов — огромный плюс Условия: — зарплата 40 000 ₽ + премия до 10 000 ₽ по итогам месяца — выплаты два раза в месяц, 15 и 30 числа, без задержек — полностью удалённая работа — рабочее время с 10:00 до 20:00 МСК, основная работа примерно с 11 до 19 — работа напрямую с работодателем, без бюрократии — возможность карьерного роста до операционного менеджера или аккаунта — возможность увидеть внутреннюю работу агентства и процесс продажи проектов на сотни тысяч рублей

Задачи: — ведение хозяйственной части офиса, организация закупок — контроль чистоты и порядка в офисе — ежедневная отчётность по торговым представителям и проверка их локаций — оформление VIP-заказов и документов на доставку — упаковка подарков для клиентов — выполнение поручений руководителей. Требования: — уверенное владение офисными программами — внимательность, ответственность, исполнительность — знание 1С будет плюсом Условия: — зарплата от 5 000 000 сум + финансовый рост — график 5/2, с 09:00 до 18:00 — ориентир — Узбекфильм

Location: San Francisco Bay Area, USA Workplace: Hybrid WHY WORK AT HIGGSFIELD AI? Higgsfield AI is the fastest-scaling generative AI company in history, hitting $1B in annual revenue run rate, 30M+ users worldwide, 6M+ generations per day, and powering 390 of Fortune 500 brands. We're building at the absolute frontier of AI-powered video creation and next-generation creative tools. Joining Higgsfield means becoming part of a high-impact team shaping the future of AI-native experiences, at a company that isn't just moving fast, but rewriting what fast looks like. ROLE OVERVIEW We are seeking an exceptional Executive Assistant to serve as a trusted partner to our Chief Strategy Officer/Co-Founder. This role is responsible for providing high-level executive support, maximizing executive effectiveness, and ensuring seamless day-to-day operations for company leadership. You will operate at the center of the organization, helping leaders stay focused on the highest-impact priorities by managing complex schedules, coordinating critical activities, streamlining communication, and driving operational excellence. The ideal candidate is proactive, highly organized, and thrives in fast-paced, high-growth environments where priorities shift quickly and discretion is essential. The ideal candidate has experience supporting founders, CEOs, managing partners, or senior executives in environments such as venture capital, private equity, management consulting, investment banking, or high-growth technology companies. KEY RESPONSIBILITIES EXECUTIVE SUPPORT - Manage highly complex calendars across multiple time zones and competing priorities. - Coordinate domestic and international travel, including detailed itineraries, visas, accommodations, and last-minute changes. - Assist with in-person events/appearances - Prepare executives for meetings by assembling agendas, briefing materials, presentations, and supporting documentation. - Act as a strategic gatekeeper and thought partner, helping prioritize opportunities, meetings, and requests. - Track action items and ensure follow-through across executive meetings and company initiatives. - Coordinate leadership team meetings, board meetings, investor meetings, and executive offsites. - Draft, edit, and manage executive communications and correspondence. - Partner closely with executives to maximize efficiency, productivity, and effectiveness. - Handle confidential and highly sensitive information with exceptional judgment and discretion. CROSS-FUNCTIONAL COORDINATION - Serve as a key liaison between executives and internal and external stakeholders. - Coordinate with Finance, Legal, Recruiting, Operations, and People teams on executive priorities. - Manage logistics for investors, board members, customers, partners, and candidates. - Support strategic initiatives and special projects as assigned by leadership. - Help create structure and operational excellence in a fast-moving, high-growth environment. OFFICE OPERATIONS & WORKPLACE SUPPORT - Coordinate office logistics and workplace vendors as needed. - Support planning and execution of company events, leadership offsites, and team gatherings. - Assist with visitor, candidate, and investor hospitality. - Help ensure office spaces are organized, professional, and operating smoothly. - Support onboarding logistics and workplace coordination in partnership with People Operations and IT. KNOWLEDGE, SKILLS, AND QUALIFICATIONS - 6+ years of Executive Assistant experience supporting C-level executives, founders, managing partners, or executive leadership teams. - Experience supporting senior executives within one or more of the following environments: - Venture Capital - Private Equity - Management Consulting - Investment Banking - Hypergrowth Technology Companies - Demonstrated experience supporting founders or CEOs in fast-paced organizations. - Exceptional organizational and project management skills. - Outstanding written and verbal communication abilities. - Strong business judgment and problem-solving skills. - Ability to manage multiple priorities with minimal direction. - High level of professionalism, discretion, and confidentiality. COMPENSATION & BENEFITS We offer a competitive and thoughtfully structured compensation package designed to align with impact and growth. Base Salary: The anticipated salary range for this role is $110,000 - $175,000, depending on experience, skills, and location. In addition to cash compensation, we offer equity and a comprehensive benefits package to support you both professionally and personally. This is a hybrid role based in the San Francisco Bay Area. Team members are expected to work from our San Francisco office at least three full days per week, with the remaining days worked remotely and are expected to be available during agreed working hours and to maintain sufficient overlap with the relevant team’s time zone. We value in-person collaboration, active communication, responsiveness, and close partnership across teams. Higgsfield AI is an equal opportunity employer. We are committed to building a diverse and inclusive team and do not discriminate on the basis of race, color, religion, sex, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, age, disability, veteran status, or any other protected characteristic.

Задачи: — Делать исходящие звонки для назначения и подтверждения встреч — Профессионально общаться с клиентами по телефону и электронной почте — Управлять календарями и координировать расписания — Вводить и поддерживать точную информацию в базах данных клиентов — Следовать установленным процессам и инструкциям клиентов — Обеспечивать надежную административную поддержку в течение рабочей недели Требования: — Теплое, профессиональное общение — Уверенность в телефонных разговорах с клиентами — Высокая организованность и внимание к деталям — Надежность и отзывчивость — Способность работать самостоятельно и эффективно управлять временем — Умение следовать подробным инструкциям и адаптироваться к предпочтениям клиентов — Готовность осваивать новые технологии — Опыт административной поддержки, планирования, обслуживания клиентов или другой клиентской роли — Желание долгосрочной профессиональной работы — Опыт удаленной работы приветствуется, но не обязателен Условия: — Частичная занятость 20–30 часов в неделю — Работа 100% удаленно, с понедельника по пятницу, в стандартные рабочие часы (примерно 8:30–17:00 по часовому поясу клиента) — Гибкий график, часы работы могут быть разбиты на несколько блоков в течение дня — Требуется постоянная доступность в будние дни — Обучение и поддержка с 8–12 часами обучения в неделю на начальном этапе — Постепенное увеличение часов работы по мере прохождения адаптации — Требования к домашнему офису: тихое профессиональное рабочее место, надежный высокоскоростной интернет, компьютер с Windows 11, возможность участвовать в видеовстречах и обучении — Запрещены Mac, iPad, Chromebook и виртуальные машины — Требуется успешное прохождение комплексной проверки биографии — Оплата от $18.50 до $20.00 в час, с возможностью пересмотра после 6 месяцев и дальнейшего повышения География: — Прием на работу только в штатах США: AL, AZ, FL, GA, ID, KY, LA, MI, MO, NC, OH, OR, SC, TN, TX, UT, WY — Кандидаты должны проживать в одном из указанных штатов — Прием на работу вне США не осуществляется

Задачи: — Встреча курьеров и получение заказов для сотрудников (еда, цветы, лекарства, вода и др.) — Доставка полученных заказов в офис — Вынос мусора 2–3 раза за смену (контейнеры находятся рядом с офисом) — Выполнение несложных хозяйственных задач: принести или перенести мебель, лестницу, коробки и другие предметы — Помощь в поддержании порядка и комфортной работы офиса — Выполнение мелких поручений руководства и сотрудников Условия: — График: понедельник – пятница — Выходные: суббота и воскресенье — Рабочий день — 8 часов — График: 14:00-22:00 — Смены чередуются еженедельно Заработная плата: — 500 $ на период испытательного срока (2 месяца)

Location: Thessaloniki Workplace: onsite The Role:    We are looking for an Office Administrator who brings energy, initiative, and a positive attitude to our growing team in Thessaloniki. In this role, you will play a key part in keeping our office running smoothly, supporting both our employees and visitors, and contributing to a welcoming, efficient, and well-coordinated environment. The main responsibilities of the position include: Greet visitors, clients, and staff in a friendly and professional manner Manage incoming calls, emails, and correspondence Schedule and coordinate meetings, appointments, and conference room bookings Handle courier and mail services (incoming and outgoing) Maintain and organize digital and physical files, documents, and office records Prepare reports, presentations, and documentation as required Coordinate facility maintenance and IT support requests Assist with travel arrangements, expense reporting and calendar management Order and manage office supplies and equipment inventory Ensure the office space is clean, safe, and well-maintained Liaise with building management, service providers, and vendors Monitor office budgets and assist with invoicing or petty cash handling Main requirements: University degree in Office Administration or any other related field At least 2 years of experience in a similar role Organised and methodical personality, high attention to detail Excellent oral and written communication skills in English Excellent working knowledge of Microsoft Office tools Benefit from: Attractive remuneration package Private health insurance Corporate pension fund Intellectually stimulating work environment Continuous personal development and international training opportunities The Hiring Experience: What Awaits You Let’s Connect – Intro Chat with Talent Acquisition Deep Dive – First Interview with Your Future Team Test your edge – Aptitude Assessment Final Connection – Final Interview All applications will be treated with strict confidentiality!   By submitting this application, I confirm that I have read and agree to the terms of the Privacy Policy and the Confidentiality Undertaking.

Задачи: — Проводить исследования на русском и английском языках: находить релевантную информацию, проверять и структурировать её — Поиск и управление подрядчиками, включая юристов, агентов, переводчиков и других — Контроль задач, назначенных сотрудникам и подрядчикам: отслеживание сроков, управление проектами, предоставление отчетов о статусе — Ведение социальных сетей: создание и публикация контента, анализ показателей эффективности — Улучшение существующих рабочих процессов и создание новых при необходимости — Поиск, тестирование и внедрение новых сервисов, включая AI-инструменты — Выполнение административных задач: подготовка отчетов, взаимодействие с государственными органами — Помощь с личными задачами — Обработка информации, документов и коммуникаций с высоким уровнем конфиденциальности — Полное сопровождение в организации поездок Требования: — Опыт работы не менее 3 лет в качестве личного, исполнительного или бизнес-ассистента, либо ассистента семейного офиса с практической ответственностью за бизнес и личные вопросы руководителя — Проживание вне России, в Европе или Азии — Свободное владение русским языком — Английский язык на уровне C1 и выше: уверенное письменное общение с носителями, работа с документами и проведение исследований на английском — Умение работать без пошаговых инструкций, самостоятельно расставлять приоритеты, находить решения, доводить задачи от начала до конца и привлекать руководителя при необходимости — Сильные навыки исследования и умение четко структурировать и представлять информацию — Опыт управления проектами — Опыт работы с распространёнными цифровыми инструментами (Google Docs, инструменты управления проектами, AI-сервисы) — Хорошие письменные и устные коммуникативные навыки — Высокая организованность и системный подход к работе — Гибкость и способность эффективно работать в условиях неопределённости — Внимание к деталям и высокая ответственность — Пунктуальность и аккуратность Условия: — Полностью удалённая работа — Полная занятость: 40 часов в неделю, с понедельника по пятницу, выходные — свободны — Зарплата от $1,500 до $2,500 в месяц в зависимости от опыта — Условия оплаты обсуждаются с успешным кандидатом Процесс найма: — Короткая форма заявки — Интервью с руководителем — Оплачиваемое тестовое задание

Задачи: — Ведение деловых переговоров с клиентами и партнерами; — Экспертный подбор объектов по заданным параметрам, консультирование; — Полное сопровождение клиентов на всех этапах сделки; — Составление личного тайм-менеджмента (выезды на показы, организация встреч в офисе). Требования: — Коммуникабельность, умение находить общий язык и поддерживать долгосрочные профессиональные отношения; — Четкое понимание своих целей и желаемого уровня дохода, ценность времени; — Целеустремленность и честность; — Готовность быстро учиться, развиваться и работать на результат. Условия: — Оклад + проценты + бонусы, доход на старте от 180 000 рублей; — Лицензированное обучение (вводный бизнес-курс 6 дней + система адаптации под руководством наставника); — Официальное трудоустройство (возможны и другие варианты); — Гибкий график работы; — Карьерный, профессиональный и личностный рост, регулярные лекции и тренинги; — Комьюнити сильных и успешных личностей; — Современный офис в 2 минутах от метро; — Работа с VIP клиентами, многофункциональная CRM; — Корпоративная мобильная связь, комфортное рабочее место; — Прозрачная система мотивации, бонусы и премии, прогрессирующий процент, возможность влиять на доход; — Социальный пакет, обучение и развитие, тренинги, тимбилдинги, наставничество, куратор; — Возможность оформления по ТК РФ, повышение квалификации, переквалификация из другой сферы; — Работа в динамичной компании, командная работа, интересные задачи, помощь и поддержка наставника и руководителя; — Работа в районе Москвы, возможность удаленной работы. Компания входит в ТОП-6 лучших работодателей России по версии hh.ru.

Задачи: — Размещение и обновление информационных материалов по готовым шаблонам; — Подготовка и корректировка текстового контента; — Добавление изображений, характеристик и дополнительных данных; — Работа с категориями, параметрами и настройками размещения; — Проверка качества и корректности информации перед публикацией; — Редактирование и актуализация опубликованных материалов; — Контроль актуальности размещённой информации; — Ведение внутреннего учёта выполненных задач в таблицах; — Обработка стандартных входящих сообщений по готовым инструкциям; — Передача нестандартных вопросов ответственному специалисту. Требования: — Внимательность к деталям и аккуратность; — Грамотная письменная речь; — Умение работать с большим объёмом информации; — Уверенное пользование компьютером и смартфоном; — Базовые навыки работы с таблицами; — Ответственный подход к выполнению задач; — Наличие стабильного интернета и возможность быть на связи в рабочее время. Обучение: — Предыдущий опыт не обязателен. — Перед началом работы предоставим подробные инструкции, рабочие материалы и сопровождение на этапе обучения. Условия: — Полностью удалённый формат работы из любой точки; — Работа с готовой информацией и шаблонами; — Отсутствие продаж и холодных звонков; — Понятные задачи и регламент работы; — Стабильный объём задач; — Поддержка; — Возможность увеличения дохода при освоении дополнительных направлений.

Задачи: — Ведение полного документооборота по объектам: договоры, сметы, акты, счета, накладные и другие документы; — Подготовка, оформление и проверка документов; — Контроль своевременного согласования и подписания документов; — Систематизация, учет и хранение документации по каждому объекту; — Ведение реестров документов и контроль наличия оригиналов; — Взаимодействие с подрядчиками, контрагентами и другими участниками проектов по вопросам документации; — Контроль сроков предоставления необходимых документов; — Организация встреч руководителя с подрядчиками и контрагентами; — Ведение календаря руководителя, организация встреч и звонков; — Фиксация договоренностей и контроль выполнения поставленных задач; — Выполнение административных и организационных поручений руководителя. Требования: — Гражданство РФ и проживание в Тбилиси; — Английский - B2 и выше: уверенное общение, деловая переписка и работа с документами; — Грамотность и внимательность при работе с документами; — Организованность, ответственность и умение контролировать сроки; — Уверенное владение Google Docs / Sheets; — Опыт в делопроизводстве, документообороте или на позиции помощника руководителя будет преимуществом. Условия: — ЗП: 800-1000$ — График: 9:00-18:00

Требования: — Русский и узбекский — обязательно — Уверенное владение компьютером — Ответственность и внимательность — Коммуникабельность и желание развиваться Условия: — Стабильная официальная работа — Дружный коллектив — Комфортный современный офис — Возможности роста и обучения Задачи: — Работа с документами и корреспонденцией — Поддержка административных процессов — Взаимодействие с кандидатами — Выполнение поручений руководителя