Администрирование и офис вакансии

Задачи: — искать видео по запросам в YouTube, TikTok и других источниках; — быстро находить подходящий контент под конкретную задачу; — работать с разными форматами видео; — собирать из найденных материалов готовые видеоуроки; — структурировать материалы и передавать их дальше в работу. Требования: — хорошо ориентироваться в интернете и уметь быстро искать информацию; — уметь находить нужное, даже если запрос нестандартный; — хорошо чувствовать, какое видео действительно подходит, а какое нет; — внимательность и аккуратность; — самостоятельность и ответственность; — насмотренность и интерес к видео-контенту будут большим плюсом; — опыт именно в такой работе не обязателен, если умеешь быстро искать, анализировать и собирать информацию. Условия: — работа удалённая; — график 5/2; — занятость и условия обсуждаются с подходящим кандидатом.

Задачи: - Организация рабочего дня руководителя: планирование встреч, совещаний и командировок; - Ведение деловой переписки и телефонных переговоров на русском и английском языках; - Подготовка отчетов, презентаций и других документов по запросу руководителя; - Выполнение различных задач, связанных как с бизнесом в России, так и с научной деятельностью в США; - Решение бытовых вопросов (поездки в магазин, организация отпуска и т.д.); - Взаимодействие с клиентами и партнерами, создание комфортной атмосферы для общения; - Периодические поездки по Москве и командировки за границу. Требования: - Высшее образование (возможно незаконченное); - Опыт работы на аналогичной должности от 1 года; - Уверенное владение английским языком (письменный и устный); - Отличные коммуникативные навыки, умение находить общий язык с разными людьми; - Ответственность, организованность и способность к многозадачности; - Готовность к гибкому графику работы (возможны задержки и работа в выходные). Условия: - Удаленная работа (с периодическими выездами по Москве и в офис м. Белорусская); - График работы: с 11:00 до 20:00 (возможны задержки); - Конкурентоспособная заработная плата (обсуждается по результатам собеседования); - Командировки за границу; - Оформление в соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня; - Наличие дополнительных бонусных выходных (10 дней в год).

Задачи: — Поддержка двух старших руководителей инженерных команд с административными задачами — Управление календарём, включая планирование и координацию встреч в разных часовых поясах — Подготовка к встречам: создание событий в календаре, составление повесток, подготовка презентаций, коммуникация с участниками — Управление расписанием руководителей для обеспечения времени на выполнение задач — Присутствие на встречах по запросу для управления Zoom, отслеживания и последующего контроля выполнения задач — Координация мероприятий, включая организацию командных событий и встреч на площадках — Взаимодействие с помощником административного персонала другой инженерной команды для координации приоритетов и стратегических инициатив — Сотрудничество с командой поддержки руководства для координации потребностей всей команды Affirm — Выполнение дополнительных административных функций: отчёты по расходам и организация поездок через Navan, подготовка документов и презентаций с использованием Google Suite и Microsoft Office, бюджетное согласование командных поездок и выполнение специальных проектов — Проявление интереса и готовности к обучению и применению новых AI-технологий для повышения продуктивности и оптимизации процессов Требования: — 2-4 года релевантного административного опыта — Умение работать самостоятельно и в команде — Опыт работы в быстрорастущей компании и способность адаптироваться к динамичной среде — Знание Google Suite, Microsoft Office, Navan, Zoom — Высокая трудовая этика, профессионализм, конфиденциальность и здравый смысл — Умение конструктивно разрешать конфликты и давать/принимать обратную связь — Уверенность и способность профессионально оспаривать запросы, предлагая альтернативы и управляя ожиданиями — Высокая организованность, умение многозадачности и внимание к деталям Условия: — Удалённая работа с гибкостью, преимущественно в США — Годовой базовый оклад в США: от $101,000 до $165,000 в зависимости от штата и опыта — Пакет компенсаций включает акции, ежемесячные выплаты на здоровье, благополучие и технику, а также медицинское страхование с полной оплатой премий для сотрудников и их иждивенцев — Гибкий график и щедрый отпуск — Программа покупки акций сотрудников с дисконтом — Отсутствие спонсорства визы — Включающий процесс собеседования с поддержкой для кандидатов с ограниченными возможностями Дополнительно: — Желательно знакомство с инженерными командами, но не обязательно — Новые сотрудники обычно начинают с нижней границы оплаты — Все новые сотрудники приглашаются на очное введение в должность

Задачи: — управление поддержкой CEO — руководство функцией исполнительного ассистента Требования: — не указаны Условия: — работа в офисе в Kings Cross, London — зарплата $75,000 в год

Задачи: — Гиды будут сопровождать группы, следя за расписанием, рассказывая о каждой станции и отвечая на вопросы. — Лаборанты будут заняты на станциях, готовя материалы для мастер-классов и помогая посетителям создавать их работы.

Задачи: — Подержать свет — Подержать оборудование Условия: — Занятость 3 часа — Оплата 5000 рублей

Задачи: — сопровождать бизнес-проекты; — искать и анализировать информацию; — работать с подрядчиками и партнёрами; — контролировать задачи, сроки и бюджет; — вести документооборот и договоры; — организовывать командировки и решать операционные вопросы. Требования: — самостоятельность и ответственность; — системное и аналитическое мышление; — опыт переговоров и управления проектами; — английский язык — обязательно; — готовность быть на связи и оперативно решать задачи; — желательно проживание в Европе. Условия: — график 6/1 — суббота рабочая, с задачами; — возможность карьерного роста и работы с международными проектами.

Задачи: — Выполнение уборочных работ — Приготовление чая, кофе и аналогичных угощений — Быть организованным и ответственным Условия: — Рабочие часы: 07:30 – 16:00 — Зарплата: 900 € фиксированная

Задачи: 〰️ Оформление постов, визуала к постам 〰️ Постинг в каналы (личный блог, каналы со скидками) 〰️ Работа с базой: рассылки подарков/уроков в личку, сбор кейсов, общение по скрипту. 〰️ Общение с подрядчиками - Узнать цены услуг, забронировать место/время 〰️ Поиск и общение с возможными партнёрами (взаимные пиары/эфиры и т.п) по скрипту 〰️ Несложный монтаж и выкладка уроков на платформу для учеников. Требования: 〰️ Коммуникабельность 〰️ Базовые знания в копирайтинге 〰️ Внимательность и умение организовать свое рабочее место 〰️ Быть на связи в установленное рабочее время 〰️ Умение работать с нейросетями будет вашим преимуществом Условия: 〰️ Оклад 20.000 рублей + бонусы 〰️ Работа полностью удаленная 〰️ График 5/2 с 8-00 до 16-00 по Мск Дополнительно: 〰️ Рост до проджекта в течении первого года 〰️ Бесплатный доступ к ТОПовым обучениям 〰️ Супер адекватный руководитель Дедлайн на вакансию — 10 октября.

Location: Ottawa Workplace: OnSite WHO ARE WE? Cohere is the leading security-first enterprise AI company. We build cutting-edge foundation AI models and end-to-end products that are designed to solve real-world business problems. We’re training and deploying frontier models for enterprises who are building AI systems. We believe that our work is instrumental to the widespread adoption of AI and we are looking for folks that want to be part of that. We obsess over what we build. Each one of us is responsible for contributing to increasing the capabilities of our models and the value they drive for our customers. Cohere is a team of researchers, engineers, designers, and more, who are all passionate about their craft. We are a global technology company headquartered in Toronto with key offices in London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul. Join us! Role Overview: The Office Manager & Security Officer will serve as the primary point of contact for both day-to-day office operations and security protocol implementation for Cohere's Ottawa office. This hybrid role ensures seamless front-facing operations while maintaining compliance with Canadian industrial security standards for government contracts. The position combines administrative excellence with security expertise to create a welcoming, secure, and productive work environment. Key Responsibilities: Front-Facing Operations & Vendor Management: - Direct oversight of cleaners, food & beverage program, suppliers, and maintenance vendors - Coordinate room setups (snacks/water), manage external visitor logistics, and ensure office cleanliness/organization - Lead internal communication channels (Slack: #office-Ottawa, #celebrations) and disseminate company-wide updates - Handle shipping and logistics, including laptop distribution for new hires and managing returns Security Compliance & Protocol Implementation: - Ensure compliance with security policies, procedures, and regulations for handling classified information aligned with PSPC and Contract Security Program (CSP) requirements - Oversee security screening processes for employees, contractors, and visitors - Enforce access controls, secure storage, and transmission protocols for sensitive materials - Report security incidents to relevant authorities (e.g., CSP, Canadian Security Intelligence Service) as required - Maintain accurate security records, including clearance coordination, training logs, and incident reports - Provide back up to the Company Security Officer Office Management & Inventory: - Maintain food, office, and cleaning supply levels; track usage and reorder proactively - Conduct office tours and serve as primary in-person point of contact for new employees - Oversee incoming/outgoing mail and package handling - Provide on-site support for off-sites and events as needed, collaborating with hosting teams on security, access, onboarding, and guest logistics Events, Culture & Community: - Organize monthly social events (e.g., Pride Party, holiday celebrations) and "moments of delight" for team morale - Manage event execution with security considerations for internal and external gatherings - Coordinate guest experiences and visitor logistics - Oversee mail management and package handling Qualifications & Requirements: Mandatory Requirements: - Canadian citizenship and current residency in Canada - Valid Reliability Status with familiarity with CSP/PSPC frameworks - 2+ years of experience in security operations (government/industrial security preferred) Preferred Qualifications: - Experience managing vendors, facilities, and office operations - Familiarity with government contract security requirements - Strong event planning and community engagement skills - Excellent communication and interpersonal abilities Application Note: Only candidates meeting the citizenship and residency requirements will be considered. Candidates must be able to work in Ottawa and may be required to pass additional security screening for government contract compliance. FULL-TIME EMPLOYEES AT COHERE ENJOY THESE PERKS: - A weekly lunch stipend of $75/£75 or equivalent in your local currency for lunch. - Full health and dental benefits, including a separate budget for mental health. - RRSP matching, 401K, Pension Scheme. - 100% Parental Leave top-up for up to 6 months, for either parent. - Annual enrichment benefits: Arts & culture, fitness/wellness, quality time, and a workspace improvement credit. Education & learning stipend for conferences, courses, and coaching. - 6 weeks of paid vacation (30 working days!) - Budget for traveling to other offices if you are remote, plus an annual company offsite. HOW AND WHERE WE WORK: - Cohere is remote-friendly, but we also have offices in Toronto, London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul with more opening soon. - For those in the office: a daily lunch program, plenty of snacks, and regular community and social events. - For those not near an office: a co-working benefit so you can work alongside others in your city. - Everyone receives a $500 home office stipend to set up your workspace properly. If any of the above doesn’t line up exactly with your experience, we still encourage you to apply. We strive to create an inclusive work environment for all; we welcome applicants from all backgrounds and are committed to providing equal opportunities. Should you require any accommodations during the recruitment process, please submit an Accommodations Request Form https://docs.google.com/forms/d/12a6IrLdF3kI2nonKSr4tiFuz18rLQbaeYV-JM9L4o9Q/edit, and we will work together to meet your needs. We may use AI-enabled tools to screen and assess applicants against the criteria for this position. This helps our recruiters identify potentially qualified candidates, but it doesn't limit the applications our recruiters may review or consider. Beware of Scams: Cohere will never ask for payment or third-party services (e.g., CV writing) as part of our hiring process. All legitimate roles are listed on the Cohere careers page and LinkedIn only, with all communications from Cohere employees coming from an @cohere.com or @cw.cohere email alias. If jobs are viewed on other sites then please verify these through our official careers https://cohere.com/careers page.

Задачи: — Координирование работы клининга, флориста и прочего аутсорса — Организация рабочих мест для новых сотрудников (столы, кресла, канцелярия) — Инвентаризация мебели, бытовой техники, расходных материалов и т.д. — Модернизация пространства (новые зоны, эргономика, декорирование) — Помощь в развитии и поддержании корпоративной культуры. Требования: — Знание грузинского и русского языка. Условия: — Офисный формат работы в Грузии, район Сабуртало — Гибкое начало рабочего дня с 9-10 утра до 18-19 вечера — Оформление по договоренности — Компенсация спорта и изучения английского языка — Молодая международная команда и возможность развивать внутренние инициативы

Требуется администратор в новую онлайн-школу. Задачи: — Составление расписания, контроль проведения занятий — Контакт с учителями, родителями, учениками. — Контроль проведения занятия (запись) — Находиться на связи во время проведения занятий, чаще всего с 10-18 — Освоение платформы для онлайн-занятий Импульс, перенос туда расписания — Отработка по готовым скриптам входящие заявки от учеников с разных платформ (ВК, Макс, ТГ, Авито) — Оперативная связь по новым заявкам — Контент (4/5 постов в неделю продающих) для Макс, ТГ, ВК (дубль) с предварительной проверкой от преподавателя Требования: — Можно без опыта, но ответственный, умеющий работать в команде. Условия: — З/п: 30.000 рублей

Location: Remote, APAC ABOUT SUPABASE Supabase is the Postgres development platform, built by developers for developers. We provide a complete backend solution including Database, Auth, Storage, Edge Functions, Realtime, and Vector Search. All services are deeply integrated and designed for growth. ABOUT THE ROLE We’re looking for an Executive Assistant to support our CEO as Supabase continues to scale globally. This person will be a trusted partner to the CEO, helping manage time, communication, priorities, travel, follow-through, and key operating rhythms across a fast-moving, remote-first company. This role must be based in an APJ / APAC timezone to provide strong timezone coverage for our CEO and leadership team. You’ll work closely with founders, executives, internal stakeholders, investors, and external partners, ensuring the CEO is prepared, focused, and able to spend time on the highest-impact work. The role will also include occasional personal assistant responsibilities, helping coordinate personal schedules, travel, appointments, and logistics where needed to keep things running smoothly. This role is ideal for someone who thrives in async, fast-paced environments, has strong judgment, and is excited about supporting a developer-focused company building tools that scale to millions. WHAT YOU’LL BE RESPONSIBLE FOR In this role, you’ll: - Own the CEO’s calendar management, prioritization, and day-to-day operating rhythm. - Manage inbox triage and communications by monitoring emails, drafting responses, and keeping communication flowing across internal and external stakeholders. - Prepare briefings, agendas, decks, notes, and follow-up materials so the CEO is ready for every meeting. - Track follow-ups, decisions, and commitments to help projects move forward and keep stakeholders accountable. - Coordinate seamless domestic and international travel, logistics, scheduling changes, and last-minute adjustments. - Support investor meetings, board-related preparation, executive meetings, offsites, and company-wide moments. - Assist with occasional personal scheduling, appointments, travel arrangements, reservations, and other administrative or logistical needs. - Handle sensitive and confidential business and personal information with absolute discretion, professionalism, and integrity. - Anticipate needs, identify blockers early, and solve problems proactively before they escalate. - Partner across the company to create clarity, improve coordination, and help leadership operate effectively in a global, remote-first environment. YOU MIGHT BE A GOOD FIT IF YOU - Have experience supporting a CEO, founder, or senior executive in a startup or scale-up environment. - Are based in an APJ / APAC timezone and can provide strong coverage for a globally distributed leadership team. - Communicate clearly across technical and non-technical audiences, with excellent written and verbal communication. - Have experience working in async, remote-first, or globally distributed teams. - Are tech savvy and comfortable using tools like Notion, Slack, Google Workspace, and AI-enabled workflows. - Bring strong judgment around prioritization, confidentiality, stakeholder management, and executive communication. - Are comfortable handling occasional personal assistant responsibilities alongside executive support. - Are energized by organized chaos, fast-moving priorities, and solving problems before they become blockers. - Are comfortable navigating ambiguity, moving quickly, and staying several steps ahead. WHAT WE OFFER - Fully Remote We hire globally. We believe you can do your best work from anywhere. There are no Supabase offices, but we provide a WeWork membership or co-working allowance you can use anywhere in the world. - ESOP Every team member receives ESOP (equity ownership) in the company. We want everyone to share in the upside of what we’re building together. - Tech Allowance Use this budget to set up your ideal work environment—laptop, monitor, headphones, or whatever helps you do your best work. - Health Benefits Supabase covers 100% of health insurance for employees and 80% for dependents, wherever you are. Your wellbeing and your family’s health are important to us. - Annual Off-Sites Once a year, the entire company gathers in a new city for a week of connection, collaboration, and fun. It’s a highlight of our year. - Flexible Work We operate asynchronously and trust you to manage your own time. You know what needs to be done and when. - Professional Development Every team member receives an annual education allowance to spend on learning—courses, books, conferences, or anything that supports your growth. ABOUT THE TEAM Supabase was born-remote and open-source-first. We believe our globally distributed team is our secret weapon in building tools developers love. - ~400 team members - 60+ countries - 20+ languages spoken - Over $1B raised (including our $500M Series F) - 540,000+ community members We move fast, build in public, and use what we ship. If it’s in your project, we probably use it in ours too. We believe deeply in the open-source ecosystem and strive to support—not replace—existing tools and communities.

Задачи: — Логистика и закупки: оперативная доставка вещей/документов, закупка продуктов и товаров. — Бытовая помощь: выгул и забота о домашних питомцах, выполнение разовых поручений. — Организационные задачи: сопровождение специалистов на локациях. — Онлайн-поддержка: поиск информации в сети, оформление заказов и бронирование. Требования: — Наличие автомобиля и водительских прав (обязательно). — Хорошая физическая форма (работа связана с движением и перемещением вещей). — Уверенный пользователь ПК и смартфона. — Самостоятельность, пунктуальность, высокий уровень ответственности и соблюдение конфиденциальности. Условия: — Формат: гибридный (часть задач удаленно, часть — на выездах или в офисе). — Занятость: неполный рабочий день, гибкое начало дня. — Социальный пакет: оплачиваемый отпуск (28 дней) и больничный.

Задачи: — Помогать продюсеру в инфобизнесе с запусками, контентом, монтажом и организацией процессов Требования: — Опыт в запусках инфопродуктов — Понимание соцсетей — Монтаж в CapCut — Умение работать с нейросетями (Higgsfield) или готовность научиться — Высокая самоорганизованность и ответственность — Грамотная письменная речь Условия: — Удалённо — Полная занятость — Оклад 20 000 ₽/мес + KPI — Рост зарплаты и должности по мере развития проекта — Тестовое задание перед началом работы

Задачи: — Внесение и проверка данных — Обновление статусов заявок Требования: — 20+ — Гражданство РФ, Кыргызстан — Внимательность Условия: — Удалённая работа — Гибкий график — Наставник на старте

Задачи: — Исполнительная поддержка CEO: управление календарём, организация встреч, контроль решений и последующих действий. — Операционная поддержка по группе компаний совместно с COO: ведение документации компании, подготовка комплектов документов и KYB, выполнение практических задач, требующих сбора, координации или выполнения. Требования: — Опыт работы не менее 3 лет в должности исполнительного ассистента или операционного менеджера, предпочтительно в группе компаний или регулируемой финансовой организации. — Опыт работы с корпоративной документацией и комплектами KYB для банков и EMI. — Преимущество: опыт работы на Кипре. — Высокая организованность и самостоятельность в работе с календарями, реестрами и списками задач. — Хорошее письменное владение английским языком, способность составлять письма и служебные записки с минимальными исправлениями. — Умение продвигать задачи через сотрудников, не подчинённых напрямую, включая руководителей высокого уровня. — Абсолютная конфиденциальность, включая доступ к личному календарю CEO и конфиденциальным данным компании. — Уверенное владение системами управления задачами и совместной работы с документами. — Желательно: опыт работы в регулируемой среде (CySEC, MiCA, VQF) и знакомство с процессами онбординга банков или EMI с клиентской стороны. Условия: — Конкурентная заработная плата. — Годовой бонус по результатам работы. — Доступ к офису в Лимассоле с ежедневными напитками, закусками и парковкой. — Рабочие часы с 9:00 до 18:00 в офисе, с необходимостью оставаться доступным и отзывчивым для CEO вне рабочего времени. — 24 рабочих дня оплачиваемого отпуска в дополнение к официальным праздникам Кипра. — 14 рабочих дней оплачиваемого больничного в год. — Спонсорство разрешения на работу и полная поддержка в оформлении. — Возможность участия в корпоративных спортивных мероприятиях и получение корпоративных подарков.

Задачи: — встреча гостей и организация работы ресепшн; — прием звонков и корреспонденции; — заказ канцелярии и необходимых офисных материалов; — взаимодействие с курьерами и поставщиками; — помощь в организации встреч и внутренних офисных вопросов. Требования: — хорошие коммуникативные навыки, внимательность и организованность; — право на работу на Кипре; — обязательное знание английского и русского языков; — знание греческого языка будет преимуществом. Условия: — полный рабочий день, работа в офисе в Лимассоле.