Вакансии

Location: Singapore Workplace: Hybrid WHAT YOU’LL DO - Manage complex calendars end-to-end for the site executives. - Coordinate meetings across multiple stakeholders and time zones - Prioritize and optimize schedules based on changing business needs - Support day-to-day operations and ensure smooth executive workflows - Handle logistics, follow-ups, and ad hoc operational tasks - Act as a trusted partner to leadership, enabling focus and efficiency WHAT WE’RE LOOKING FOR - Strong, motivated, and hungry profile with high ownership - Proven experience as an Executive Assistant / Personal Assistant to senior executives - a strong advantage - Excellent organizational and multitasking skills - Proactive, detail-oriented, and able to operate independently - Experience in a startup environment - a strong advantage - High level of English (written and spoken) - A MUST Candidate Privacy Notice https://www.wonderful.ai/careers/candidate_notice

Задачи: — Ведение задач основателей в АспроCloud: фиксирование договорённостей, назначение исполнителей и контроль дедлайнов. — Организация встреч и подготовка саммари. — Структурирование базы знаний. — Поиск подрядчиков. — Внедрение нейросетей. — Участие в найме. Требования: — Опыт работы бизнес-ассистентом или помощником руководителя от одного года. — Уверенное владение таск-трекерами, Google Docs и Google Sheets. — Практическое использование нейросетей в работе. — Навыки тайм-менеджмента, структурность и грамотная речь. Условия: — Удалённая работа, график 5/2 с гибкой загрузкой, онлайн с 10:00 до 19:00 по МСК. — Оплата 50 000 ₽ в месяц фиксированная + 10 000 ₽ за каждого нанятого сотрудника + квартальные премии.

Location: Москва Сбер в поиске Секретаря заместителя Председателя Правления Обязанности * приём и регистрация входящей корреспонденции в SberDocs, подготовка почты для рассмотрения руководителем * регистрация исходящих и внутренних документов за подписью руководителя, подготовка проектов резолюций * организация приёма посетителей, внутренних и внешних встреч, совещаний и командировок руководителя * ведение календаря руководителя в Outlook, учёт телефонных звонков и почты * контроль работоспособности оргтехники и наличия канцелярских товаров в приёмной * подготовка заседаний и совещаний: сбор материалов, оповещение участников, регистрация. Требования * опыт работы в аппарате (приемной) руководителя в должности помощника или секретаря * опыт работы в банковском секторе  * опыт взаимодействия с Первыми лицами компании, знание делового этикета * знание делопроизводства, корпоративной культуры и этики * умение работать с большим количеством информации, расставлять приоритеты * будет преимуществом: навыки владения ИИ. Условия * официальное трудоустройство * офисный формат работы, комфортный офис на ст. м. Кутузовская * формат дохода: окладная часть + годовая премия * корпоративный спортзал и зоны отдыха * уникальная система обучения Сбера для профессионального и карьерного развития * программа адаптации и помощь руководителя на старте * расширенный ДМС и льготное страхование для семьи * гибкий дисконт по ипотечному кредиту, равный 1/3 ключевой ставки ЦБ * подписка Прайм с возможностью совместного использования на трёх близких * вознаграждение за рекомендацию друзей в команду Сбера * корпоративную пенсионную программу.

Задачи: — Координировать заказы между менеджерами и сотрудниками — Вести таблицы — Размещать материалы на сайт — Анализировать ошибки Требования: — Умение фиксировать договорённости и сроки — Навык выявления расхождений в документах — Способность собирать и структурировать информацию — Уверенное владение Word, Excel или Google Таблицами (фильтры, формулы, сводные таблицы) — Опыт работы с нейросетями для обработки текста — Навык делового письма Условия: — Удалённая работа — График 5/2 — Оклад 40 000 ₽

Задачи: — Помогать в рабочих задачах, выполнять поручения и постепенно брать на себя больше ответственности Требования: — Ответственность, адекватность, желание разбираться, учиться и доводить задачи до результата — Опыт работы будет плюсом, если опыта нет, предоставляется наставник Условия: — Удалённая работа, гибкий формат — Возможность расти по доходу и задачам — Обучение всему необходимому

Location: Mumbai, India Role Purpose The QHSE Administrator provides centralized administrative and technical support to the QHSE function, with primary responsibility for supporting bid and tender submissions, third-party contractor qualification and verification platforms, QHSE document maintenance, and management-system documentation. The role acts as a shared-services resource supporting global and regional QHSE teams by ensuring QHSE information is accurate, current, well-controlled, professionally presented, and readily available for client, tender, assurance, and operational requirements. A significant focus of the position is maintaining contractor and client prequalification platforms such as ISNetworld (ISN), Avetta, and other third-party review and verification services, including coordination of evidence, questionnaires, statistics, policies, procedures, training records, certifications, and supporting documentation. The role requires someone with practical QHSE knowledge who can understand the information being requested, identify gaps, coordinate inputs from relevant stakeholders, and prepare high-quality documentation with limited supervision. Responsibilities Coordinate and compile QHSE content for bids, tenders, RFQs, RFIs and client prequalification submissions. Review tender documentation to identify QHSE requirements, deliverables, questionnaires and supporting evidence. Coordinate information from QHSE, Operations, HR, Supply Chain and other business functions as required. Serve as the primary administrative resource for QHSE-related maintenance of ISNetworld (ISN), Avetta, client portals and similar third-party contractor qualification and verification platforms. Maintain QHSE company profiles, questionnaires, statistics, policies, procedures, certifications and supporting documentation. Monitor platform requirements, document expiration dates, outstanding submissions and verification actions. Support the maintenance of QHSE policies, standards, procedures, work instructions, forms, templates and supporting documents. Draft, edit, proofread and format QHSE documentation to established company standards. Compile QHSE statistics and supporting information for client questionnaires, tenders, internal reporting and assurance activities. Maintain QHSE registers, trackers and shared information repositories assigned to the Shared Services function. Experience Requirements Essential Minimum 5 years' experience within a QHSE/HSEQ function, preferably within energy, oil and gas, engineering, industrial services, manufacturing, construction or another safety-critical environment. Demonstrated experience supporting client prequalification, bids, tenders or contractor qualification processes. Practical experience working with ISNetworld (ISN) or comparable third-party contractor management platforms. Experience maintaining QHSE policies, procedures, forms and controlled management-system documentation. Strong technical writing, editing and proofreading capability. Good understanding of QHSE terminology, documentation and common client assurance requirements. Strong Microsoft Office skills, particularly Word, Excel and PowerPoint. Ability to manage multiple submissions, deadlines and document-review cycles simultaneously. High level of accuracy and attention to detail. Desirable Experience with Avetta, ISN RAVS or similar contractor verification/prequalification systems. Experience supporting integrated management systems aligned with ISO 9001, ISO 14001 and ISO 45001. Previous experience within a global or multi-region organization. Formal qualification, certificate or diploma in occupational health and safety, quality, environmental management, business administration or a related discipline. Experience with electronic document-management or QHSE management systems.

Location: Doha, Qatar We are looking to hire an Administrative Officer at ProgressSoft Qatar to manage administrative daily tasks and activities of the office and provide clerical support for all teams at the branch. Responsibilities: Receive and direct in-coming calls. Handle office facilities’ requirements (i.e. purchasing of supplies, stationery, cleaning services, and cars). Renew and maintain ProgressSoft Qatar’s registration documents with the ministries. Coordinate local affairs activities; review and approve payments for utility service companies (i.e. electricity, land lines, cellular phones lines, internet, etc.). Assist in organizing, negotiating, approving, and implementing service contracts for ProgressSoft Qatar’s office including, but not limited to, maintenance of electrical, sanitary, air-conditioning and CCTV systems. Assist administration management in updating and maintaining the office’s policies and procedures. Handle travel arrangements for business trips (visa applications, airline tickets, hotel accommodations, airport drop-off and pick-up, etc.) for ProgressSoft employees and guests and ensure that it is according to ProgressSoft's policy and standards. Assist administration management in negotiating to get the best offers from hotels, travel agencies, shipping services, car rentals, etc. Keep track of employee work residency dates and assist in the renewal process. Assist administration management in the planning and execution of activities and events. Assist other departments in data entry and project management systems. Maintain accurate records, expiry reminders, pending-action trackers and periodic administrative status reports. Manage supplier relationships, collect and compare quotations, monitor service contracts, track administrative expenses and coordinate invoices with Finance. Coordinate management meetings, visitors, business correspondence, appointments and local events when required. Support onboarding and offboarding logistics, maintain relevant employee administrative records, and coordinate with the corporate HR function. Perform any other job-related tasks as assigned by the Administration Management. Requirements: 3-7 years of experience in office administration or a similar role. Excellent written and verbal communication skills (Arabic & English). Proficient in MS Office (MS Excel, MS Word, and MS PowerPoint). Excellent time management skills and the ability to set priorities. Strong organizational skills and attention to details. Excellent problem-solving skills and the ability to multi-task. Background in office administration is preferred. Ability to work independently and proactively. Ability to handle sensitive company and employee information discreetly.

- Обеспечение комфортной и бесперебойной работы офиса. - Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и сервисными компаниями.

Agile Robots is looking for a Receptionist to manage the front desk, welcome visitors, coordinate travel and meetings, and order office supplies.

Открыта вакансия бизнес-ассистента предпринимателя из сферы онлайн-образования. Обязанности: Управлять расписанием основателя Организовывать встречи, ...

We are looking for reliable, detail-oriented individuals to join our team as Part-Time Data Entry Specialists. Enter, update, and maintain information in spreadsheets, databases, and internal systems.

Выполнение разноплановых поручений руководителя; Поддержка текущих бизнес-проектов и операционной деятельности компании;

– вести задачи основателей в АспроCloud: фиксировать договоренности, назначать исполнителей и контролировать дедлайны; – организовывать онлайн-встречи, составлять саммари созвонов (follow-up) и фиксировать следующие шаги;

Онлайн-подработка: размещение и обновление объявлений, ответы на входящие сообщения и передача обращений заказчику. — Размещать объявления.

Задачи: — Выполнение функций бизнес ассистента в образовательной сфере. — Работа с маркетингом и продажами. — Сопровождение учеников и команды за границей. Условия: — Формат работы оффлайн. — Заработная плата до 600 000 тенге.

Location: Riyadh, Saudi Arabia Workplace: remote Why this role exists Deluxe Holiday Homes is a Dubai-based group managing 700+ properties, now preparing its expansion into Saudi Arabia. We need one organized, English-speaking person — fully remote from anywhere in the Kingdom — to run our Saudi admin and outreach while we build. What you’ll own • Outreach calls to property owners and partners — Arabic and English, with scripts and training from us. • Follow-up emails and WhatsApp messages so no lead goes cold. • Website listings and content updates (simple admin-panel edits — no coding). • Government portal tasks, documents, and company mail follow-ups. • A simple weekly report: calls made, replies received, tasks closed. Must-haves • Saudi national, living in Saudi Arabia — any city, smaller cities welcome. • Fresh graduate or up to 2 years of experience. • Spoken English good enough for a phone call (checked by voice note). • Own laptop, reliable home internet, available full-time remote. How we work Small team, direct access to the founders, fast decisions. Not for you if: you wait to be told what to do, you dislike phone calls, or you see “remote” as part-time.

Location: Москва Мы — команда управления по развитию команды блока «Развитие генеративного ИИ». Наша миссия — создавать условия для роста и эффективной работы специалистов в самых передовых направлениях компании. Вам предстоит взаимодействовать с руководителем команды GigaPlatform, командами блока, штабами, HR-функцией и IT-поддержкой, участвуя в развитии ключевого технологического направления. Обязанности Административная поддержка руководителя: календарь, встречи и координация взаимодействия команд. • Сбор информации у команды и подготовка презентаций для отчётов руководителя. • Полное сопровождение командировок: сбор потребностей, согласование, оформление, помощь со служебными записками • Согласование с руководителем режима работы, отпусков и закупок. • Согласование закупки Claude, распределение аккаунтов, контроль блокировок и замена. Требования Опыт административной поддержки, координации команд или сопровождения HR-процессов от года. • Навыки организации встреч, командировок, подготовки документов и контроля согласований. • Уверенное владение Excel, офисными приложениями и ИИ-инструментами; PowerPoint • Грамотная речь, навыки деловой переписки и взаимодействия с разными командами. • Внимательность, соблюдение конфиденциальности, умение расставлять приоритеты и доводить задачи до результата. Условия Комфортный современный офис рядом с метро «Кутузовская». Формат работы — офисный. • Ежегодный пересмотр заработной платы. • Квартальные и годовая премии. • Уникальная система обучения Сбера для профессионального и карьерного развития. • Программа адаптации и помощь руководителя на старте. • Расширенная программа ДМС и льготное страхование для семьи. • Скидка к ставке по ипотечному кредиту в размере ⅓ ключевой ставки ЦБ. • Бесплатная подписка СберПрайм+ и скидки на продукты компаний-партнёров. • Вознаграждение за рекомендацию друзей в команду Сбера.

Задачи: — Ведение задач двух партнёров в АспроCloud: фиксирование договорённостей, назначение ответственных и контроль сроков. — Организация встреч, фиксация итогов созвонов и определение следующих шагов. — Контроль выполнения ключевых задач и целей агентства. — Структурирование документов, создание инструкций и регламентов. — Поиск подрядчиков, сервисов и решений под конкретные задачи. — Использование GPT и других ИИ-инструментов для ускорения и автоматизации работы. — Размещение вакансий, обработка откликов и отбор кандидатов. — Проведение первичных собеседований. — Организация следующих этапов найма с руководителями. — Ведение базы кандидатов и сопровождение процесса найма до выхода сотрудника. Требования: — Опыт работы бизнес-ассистентом или ассистентом руководителя от 1 года. — Уверенное владение таск-трекерами, Google Docs и Google Sheets. — Использование GPT для решения реальных рабочих задач. — Способность самостоятельно находить решения, расставлять приоритеты и доводить задачи до результата. — Внимательность к деталям, соблюдение договорённостей и дедлайнов. — Грамотное и понятное общение, умение структурировать информацию. — Преимуществом будет опыт подбора сотрудников, работы в digital-агентстве или выстраивания внутренних процессов. Условия: — Фиксированная зарплата 50 000 ₽ в месяц, плюс премии и бонус 10 000 ₽ за каждого успешно нанятого сотрудника после первого месяца его работы. — Квартальные премии по результатам работы. — Полностью удалённый формат работы. — График 5/2 с гибкой фактической загрузкой. — Важно быть на связи с 10:00 до 19:00 и иметь возможность оперативно подключаться к задачам, постоянного присутствия за компьютером не требуется. — Работа напрямую с двумя собственниками агентства. — Возможность профессионального роста до операционного менеджера или Project Manager.