Вакансии

Location: Ростов-на-Дону СберПервый – это банк для состоятельных клиентов. Наши эксперты используют различные биржевые инструменты, чтобы помочь клиентам сформировать индивидуальные инвестиционные планы и достичь своих жизненных целей. Мы используем передовые технологии и стандарты привилегированного обслуживания, чтобы быстро решать финансовые задачи и помогать нашим клиентам расширять свой бизнес и деловые связи. Первый этап отбора на эту вакансию – общение с AI-рекрутером. После отклика ждите сообщение от него в мессенджер, диалог займёт примерно 10 минут. Задача AI-рекрутера — уточнить недостающие детали и ускорить рассмотрение вашей кандидатуры. AI-рекрутер только начинает свой путь, поэтому просим относиться с пониманием. Ваш опыт и участие помогут сделать его удобным и полезным для всех! Обязанности * встречать клиентов в ВИП-офисе и создавать атмосферу уюта и доверия * отвечать на звонки клиентов и переводить их на нужного сотрудника * консультировать клиентов по операциям на устройствах самообслуживания * следить за оснащением офиса, контролировать размещение рекламных материалов и прессы. Требования * имеешь опыт работы администратором в любой сфере * грамотно говоришь и знаешь правила этикета * умение использовать ИИ для упрощения повседневных задач * умеешь устанавливать доверительный контакт с клиентом * доброжелателен и готов помогать клиентам. Условия * годовую премию и ежегодный пересмотр зарплаты * быстрый старт карьеры * уникальную систему онлайн обучения Сбера для карьерного развития и роста * расширенный ДМС и льготное страхование для семьи * подписка Прайм с возможностью совместного использования на трёх близких * гибкий дисконт по ипотечному кредиту, равный 1/3 ключевой ставки ЦБ вознаграждение за рекомендацию друзей в команду Сбера.

Задачи: — поиск блогеров и экспертов для сотрудничества и рекламы в Telegram; — рассылки; — базовое оформление и выкладывание сторис в Instagram и Telegram, продвижение в Telegram, VK, Instagram; — создание простых чат-ботов и синей кнопки в Telegram; — помощь в организации проектов и запусков; — составление и оформление конспектов уроков, внесение данных по созвонам с клиентами, создание таймкодов видео и подкастов; — работа с клиентской базой; — поиск и структурирование информации, подготовка материалов; — ведение и структурирование Google-таблиц; — задачи по технической части (монтаж, базовый дизайн сториз, обработка видео). Требования: — наличие ноутбука и смартфона для работы; — интерес к разноплановым задачам и быстрая обучаемость; — любовь к порядку и системности, умение раскладывать всё по полочкам; — внимательность к деталям, инициативность и быстрая решительность задач; — готовность к росту и развитию вместе с проектом до должности project manager; — уверенные навыки работы с Google Docs, Excel, Notion (монтаж и Figma будут плюсом); — опыт работы ассистентом в онлайн-проектах будет преимуществом. Условия: — гибкий график с понедельника по пятницу, важно быть на связи в течение дня с 9:00 до 18:00 по МСК; — выходные в субботу и воскресенье; — оклад 20000 ₽ плюс бонусная часть по KPI, зарплата будет расти с количеством задач; — доступ к большому количеству обучающих материалов по продвижению и продажам стоимостью более 500 000 ₽.

Требования: — Разрешение на работу на Кипре — Опыт работы Office Manager / Receptionist от 1 года желателен — Английский от B1, греческий будет плюсом — Знание основ офисного администрирования и документооборота — Уверенное владение MS Office / Google Workspace — Умение планировать бюджет, контролировать расходы и вести отчётность — Опыт взаимодействия с подрядчиками и сервисными службами — Сильные организационные и коммуникативные навыки — Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты Задачи: — Организовывать работу офиса и поддерживать комфортное рабочее пространство — Контролировать закупки канцелярии, оборудования и бытовых принадлежностей — Организовывать завтраки и обеды для сотрудников — Взаимодействовать с управляющей компанией, подрядчиками и сервисными службами — Планировать офисные расходы, вести бюджеты и отчётность — Контролировать поставки, проводить инвентаризацию — Помогать сотрудникам с административными и бытовыми вопросами — Встречать гостей и сопровождать посетителей — Выполнять организационные поручения руководителя Условия: — Официальное оформление по законодательству Кипра — График 5/2 с гибким началом рабочего дня — 21 рабочий день отпуска + 4 дополнительных выходных — Бесплатные завтраки и обеды в офисе — Внутреннее и внешнее профессиональное обучение — Частичная компенсация курсов английского и греческого языков — Корпоративные занятия спортом и мероприятия для сотрудников и их семей — Реферальная программа и скидки от партнеров — Материальная поддержка и подарки сотрудникам и их детям

Location: Tbilisi, Georgia We are seeking a professional and organised Office manager / Receptionist to join our team. The ideal candidate will be the first point of contact for visitors and will support daily administrative operations. Candidates with previous experience in real estate or hospitality are preferred. Key Responsibilities: Greet and assist visitors in a professional and friendly manner Manage front desk operations, including handling calls, emails, and inquiries Maintain office cleanliness and coordinate meeting room bookings Assist with scheduling interviews and coordinating with candidates if needed Handle incoming and outgoing mail and deliveries Maintain filing systems (physical and digital) Provide general administrative support to the management team Requirements Previous experience in real estate or hospitality is preferred Excellent command of English (spoken and written) Strong knowledge of Microsoft Excel and MS Office Professional appearance and strong interpersonal skills Good organisational and multitasking abilities Ability to handle confidential information with discretion Benefits Competitive fixed salary Friendly team and working environment Well-known company with luxury projects

Основные требования: — Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом, офис-менеджером или на аналогичной должности. — Желателен опыт работы в IT-компании или понимание специфики IT-проектов. — Уверенное владение MS Office / Google Workspace (Excel, Word, PowerPoint, Google Sheets). — Навыки деловой переписки и грамотная устная и письменная речь. — Умение работать с большим объемом информации, расставлять приоритеты и контролировать сроки. — Организованность, внимательность к деталям, ответственность и инициативность. — Навыки делового общения и координации работы нескольких сотрудников. — Умение соблюдать конфиденциальность при работе с внутренней информацией компании. — Готовность оперативно решать организационные вопросы и выполнять несколько задач одновременно. Будет преимуществом: — Опыт взаимодействия с разработчиками, аналитиками, менеджерами проектов и другими IT-специалистами. — Знакомство с инструментами управления задачами: Jira, Confluence, Trello или аналогами. — Опыт подготовки отчетности, презентаций и организационных документов для руководства. — Знание английского языка на уровне, достаточном для деловой переписки. Чем предстоит заниматься: — Организация рабочего графика руководителя, планирование встреч и совещаний. — Ведение деловой переписки, обработка входящих запросов и звонков. — Подготовка документов, отчетов, презентаций и протоколов встреч. — Контроль исполнения поручений руководителя и соблюдения установленных сроков. — Координация взаимодействия между руководителем, сотрудниками, заказчиками и партнерами. — Участие в организации рабочих встреч, переговоров и командных мероприятий. — Сбор, систематизация и анализ информации для подготовки управленческих решений. — Взаимодействие с IT-командой по организационным вопросам и контроль выполнения текущих задач. — Ведение таблиц, реестров и внутренних документов компании. — Выполнение текущих поручений руководителя, связанных с административной и организационной деятельностью. Условия: — График работы: 5/2, с понедельника по пятницу, с 09:00 до 18:00. — Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00. — Формат работы: офис. — Стабильная работа в IT-компании. — Возможность профессионального развития и получения опыта в IT-сфере.

Задачи: — Выполнение поручений руководителя. — Контроль локаций и координация операторов. — Работа с подрядчиками и поставщиками. — Организация закупок, доставок и ремонтов аппаратов. — Поиск товаров, услуг и решений. — Работа с таблицами, отчётами и ChatGPT. — Участие в запуске новых проектов. Требования: — Свободный русский язык (обязательно). — Уверенное владение ПК, Excel и Google Таблицами. — Знание ChatGPT или готовность освоить. — Сообразительность, инициативность, ответственность. — Организованность и умение решать нестандартные задачи. — Грамотная речь и навыки общения. — Готовность к выездам по Ташкенту. — Возраст: желательно 20–30 лет (рассмотрим до 40). — Личный автомобиль приветствуется, но не обязателен. Условия: — Смешанный формат работы: дистанционно и на объектах. — Обучение и перспективы карьерного роста до руководящей должности. — Зарплата: от 3 000 000 до 5 000 000 сум, по результатам собеседования.

Задачи: — Общение с ученицами в Telegram, на почте и внутри платформы — Рассылки и ответы на вопросы — Модерация групп и соцсетей, работа с комментариями — Помощь с контент-планом и создание простых Stories — Работа с Google Таблицами — Проверка оплат и заявок — Работа с ботами и автоматическими цепочками — Помощь в построении воронки продаж — Администрирование Zoom-эфиров 2–4 раза в месяц — Загрузка материалов, записей, файлов и выполнение небольших организационных задач — Постепенное подключение к SMM и процессам продаж Требования: — Грамотный русский язык и тёплый стиль общения — Внимательность и ответственность — Умение доводить задачи до конца — Самостоятельность и инициативность — Готовность разбираться в новых сервисах и инструментах — Интерес к SMM, онлайн-продажам и развитию проектов — Умение работать с Google Таблицами — Будет плюсом опыт с Telegram, ботами, рассылками, Canva и соцсетями — Интерес к рукоделию — большой плюс, но вязать уметь не обязательно Условия: — Удалённая работа — Частичная занятость: примерно 2-3 часа в день по началу — На старте: 15 000 ₽ + обучение (по окончанию +премия при сдачи текста) — Со второго месяца: 15 000 ₽ фикс + премии за продажи — Возможность увеличить занятость и доход вместе с ростом проекта — Перспектива роста до SMM-специалиста / администратора / сопродюсера запусков

Онлайн-школа английского языка, работающая удалённо, ищет ассистента для организации расписания, коммуникаций и текущих задач. В обязанности входит управление расписанием занятий преподавателей и учеников в Google Календаре, ответы на сообщения учеников в VK и Telegram с перенаправлением сложных вопросов преподавателю, помощь в подготовке учебных материалов, публикация 2–3 постов в неделю по готовому контенту, ведение простой отчётности по посещаемости и оплатам в Google Таблицах, а также выполнение мелких поручений руководителя. Требуется уверенное владение ПК, Google Документами и Таблицами, грамотная письменная речь, ответственность, пунктуальность и базовые навыки работы с соцсетями. Опыт работы не обязателен, но приветствуется. Работа полностью удалённая, занимает 2–3 часа в день с гибким графиком, что позволяет совмещать с учёбой. Оплата составляет 28 000 рублей плюс премия до 10 000 рублей за выполнение плана. Отбор включает тестовое задание и испытательный срок в 2 недели.

Задачи: — приветствие посетителей — управление ресепшеном и телефонными звонками — поддержка мероприятий — обеспечение работы офиса Требования: — навыки работы с электронной почтой Условия: — работа в офисе в районе Сан-Франциско — годовая зарплата от 52,000 до 76,960 долларов США

Location: New York, New York, United States About the Role iCapital is looking to hire an Executive Assistant Contractor to provide administrative support to managing directors in the New York and tri-state area offices. This individual will regularly interact and work with senior members of the team including managing directors and managing partners. Responsibilities Manage calendars of several senior managers with a high level of detail, coordinating, and prioritizing daily tasks. Arrange complex and detailed travel plans. Process expense reports in a timely manner. Format information for internal and external communications such as memos, emails, presentations, and reports. Help move along deliverables, facilitate special requests, and contribute and execute last-minute ideas. Work as part of the larger Facilities and Administration team and support fellow executive assistants as needed. Qualifications 7+ years of experience as an executive assistant working with senior level management Undergraduate college degree is required Able to manage up through tact and anticipation of needs Possess a strong attention to detail and a high level of confidentiality Proficient in using Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, and PowerPoint) Excellent written and verbal communication skills Strong experience managing schedules and processes in a fast-paced environment Experience scheduling global travel, across multiple time zones, and multi-leg trips Team player and comfortable working with 30+ people, reporting to a senior admin Comfort operating within a dynamic environment and executing in situations where paths are uncharted Able and willing to provide executive support beyond the scope of a typical workday Benefits The hourly pay range for this role is $50/hr to $55/hr.  iCapital offers a compensation package which includes salary, equity for all full-time employees, and an annual performance bonus. Employees also receive a comprehensive benefits package that includes an employer matched retirement plan, generously subsidized healthcare with 100% employer paid dental, vision, telemedicine, and virtual mental health counseling, parental leave, and unlimited paid time off (PTO). We believe the best ideas and innovation happen when we are together. Employees in this role will work in the office Monday-Thursday, with the flexibility to work remotely on Friday. For additional information on iCapital, please visit https://www.icapitalnetwork.com/about-us Twitter: @icapitalnetwork | LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/icapital-network-inc | Awards Disclaimer: https://www.icapitalnetwork.com/about-us/recognition/ iCapital is proud to be an Equal Employment Opportunity and Affirmative Action employer. We do not discriminate based upon race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, gender identity, age, status as a protected veteran, status as an individual with a disability, or other applicable legally protected characteristics.

Ищется помощник руководителя-юриста для поддержки личного блога и выполнения организационных задач. В обязанности входит ведение Telegram-канала с подготовкой и публикацией постов, а также мониторинг обратной связи; написание статей на юридические и смежные темы; монтаж простых видео (обрезка, склейка, добавление субтитров и титров); публикация видео на платформах YouTube, VK, Instagram и других; работа с сервисом Профи.ру, включая размещение объявлений, обработку заявок и ведение переписки; поиск информации и помощь в координации встреч. Требуются ответственность, соблюдение сроков, креативность и умение предлагать идеи, грамотный русский язык и навыки копирайтинга, базовые умения видеомонтажа. Желательно находиться в часовом поясе Москвы или быть доступным в рабочее время по МСК. Работа полностью удалённая с гибким графиком, оплата зависит от объёма работы и опыта и обсуждается индивидуально.

Задачи: — Контент-операционка: управление командой нарезчиков (около 5 человек), контроль KPI, ведение таблиц, ежедневный мониторинг публикаций и дисциплины выхода контента. — Нарезки заливаются на «прогретые» аккаунты для трафика на основной аккаунт. — Развитие Twitch: погружение в правила, культуру и специфику платформы, контроль регулярности стримов (около 3 раз в неделю), рост аудитории, подготовка к крупным интеграциям. — Коллаборации и нетворк: поиск и организация коллабораций в Instagram и Twitch, переговоры с блогерами, упаковка руководителя как продукта, работа с «закрытыми тусовками» стримеров. — Монетизация и реклама: мониторинг рынка, поиск рекламодателей, подготовка скриптов и предложений, интеграции, бартер, упаковка форматов, согласование условий. — Продакшн и съёмки под ключ: сценарии, тайминги, распечатки, организация площадки, координация оператора, свет, логистика людей (актёры, модели, блогеры, гости), бытовая организация дня съёмки, контроль выхода контента. — Админ и логистика: ведение календаря, встреч, переносов; командировки «под ключ». — Аналитика: оцифровка результатов, эффективность закупов, стоимость подписчика, KPI, отчётность. — Личные поручения: возможны, но не основной фокус. Приоритет — бизнес-задачи. Требования: — Опыт 1,5–2 года в релевантной роли. — Желательно из среды: блогинг, шоу-бизнес, продюсирование, работа ассистентом у блогера или рядом. — Понимание Twitch или готовность быстро погрузиться: правила, культура, техподготовка. — Сильные коммуникации: умение договариваться, продавать идею, коллаборацию, интеграцию. — Проактивность, креативность, насмотренность, понимание трендов и форматов, цифровое мышление. — Готовность к плавающему графику. — Будет плюсом: Свои выходы на рекламодателей и/или блогеров. — Подтверждённые кейсы по коллаборациям и интеграциям. Условия: — Достойная ЗП, стабильные выплаты 2 раза в месяц. — График 5/2, плавающие выходные. — Конкурентоспособная заработная плата в зависимости от уровня навыков и опыта. — Лояльное руководство. — Рабочие инструменты (телефон, ноутбук). — Корпоративный английский. — Корпоративный психолог.

Проект «Культурный код», специализирующийся на детских мероприятиях и экскурсиях, ищет бизнес-ассистента для поддержки руководителя в организационных и операционных вопросах. В обязанности входит поиск, анализ и систематизация информации, координация работы дизайнеров, подрядчиков и других специалистов с контролем сроков, а также помощь в ведении социальных сетей — написание постов, подготовка текстов и технических заданий для дизайнеров. Кроме того, потребуется выполнение различных текущих задач проекта. Кандидат должен обладать организованностью, ответственностью, внимательностью к деталям, уметь самостоятельно решать задачи и соблюдать дедлайны, иметь грамотную письменную речь и хорошие коммуникативные навыки, а также быть готовым поддерживать связь в течение рабочего дня. Работа полностью удалённая, с оплатой 50 000 рублей в первый месяц и возможностью повышения, выплаты осуществляются дважды в месяц, оформление по самозанятости. Сотрудничество происходит напрямую с руководителем проекта, предоставляется возможность профессионального роста.

Задачи: — Публиковать и обновлять товары на площадках (по готовым материалам, не маркетплейс). — Проверять описания и характеристики на ошибки. — Отвечать на базовые вопросы покупателей (без поиска клиентов и продаж). Требования: — Грамотный русский язык. — Внимательность. — ПК/ноутбук и интернет. Условия: — Доход: 35 000 – 70 000 ₽ (растущий, зависящий от объема). — График: свободно планируете сами. — Формат: удаленно, бесплатное обучение + оплачиваемая стажировка. — Оформление: ТК, самозанятость, ИП.

Location: New York, NY Workplace: Remote We are building AI to simulate the world through merging art and science. We believe that world models are at the frontier of progress in artificial intelligence. Language models alone won’t solve the world’s hardest problems – robotics, disease, scientific discovery. Real progress requires models that experience the world and learn from their mistakes, the same way that humans do. And this kind of trial and error can be massively accelerated when done in simulation, rather than in the real world. World models offer the most clear path to general-purpose simulation, changing how stories are told, how scientific progress is made and how the next frontiers of humanity are reached. Our team consists of creative, open minded, caring and ambitious people who are determined to change the world. We aspire to continuously build impossible things and our ability to do so relies on building an incredible team. If you are driven to do the same, we'd love to hear from you. *Titles posted to our careers page are updated regularly to best advertise the role and expected seniority, but internally we have a flat titling system with two types of titles: one for individual contributors and one for people managers. ABOUT THE ROLE *Open to candidates based near our NYC office or those willing to relocate. We are looking for a highly skilled, proactive Executive Assistant to support one of our Co-founders. This is a high impact, high visibility role for someone who thrives in a fast moving environment, takes ownership, and brings a solutions oriented perspective to every challenge. You’ll be the operational backbone supporting a core part of our Executive Team, anticipating needs before they arise, managing complex logistics and calendaring, and ensuring our Co-founder can focus on what matters most. WHAT YOU’LL DO - Proactively manage calendars and task priorities, primarily through Google Calendar - Schedule and coordinate internal and external meeting and event logistics - Support planning and execution of VIP-facing meetings whether that be with customers, executive prospects, candidates, and/or investors - Assist with special projects as needed, to include coordination for international expansion, proactively anticipating needs and exercising good judgement with minimal direction - Review, edit and submit monthly expense reimbursement reports - Coordinate travel & travel as needed (monthly travel expectation) - Build strong, collaborative relationships with executives and colleagues WHAT YOU’LL NEED - 5+ years of relevant professional experience in executive administrative support, coordination, Chief of Staff role or similar - Experience supporting C-suite executives or a founder/Co-founder in a fast-paced environment - Demonstrated experience managing complex calendars and travel - Prior investor relations support experience - Proficiency in Google Workspace and Slack - Highly organized with a proactive, anticipatory mindset- you solve problems before they surface - Ability to prioritize effectively and juggle multiple urgent tasks simultaneously with speed and accuracy - Strong written and verbal communication skills- you’re polished and professional in all interactions - Exceptional attention to detail and follow-through - Ability to operate with discretion - AI fluency Runway strives to recruit and retain exceptional talent from diverse backgrounds while ensuring pay equity for our team. Our salary ranges are based on competitive market rates for our size, stage and industry, and salary is just one part of the overall compensation package we provide. There are many factors that go into salary determinations, including relevant experience, skill level and qualifications assessed during the interview process, and maintaining internal equity with peers on the team. The range shared below is a general expectation for the function as posted, but we are also open to considering candidates who may be more or less experienced than outlined in the job description. In this case, we will communicate any updates in the expected salary range. Lastly, the provided range is the expected salary for candidates in the U.S. Outside of those regions, there may be a change in the range, which again, will be communicated to candidates. WORKING AT RUNWAY Great things come from great teams. https://www.youtube.com/watch?v=kwmj4ato2kw&ab_channel=Runway We’d love to hear from you. We’re committed to creating a space where our employees can bring their full selves to work and have equal opportunity to succeed. So regardless of race, gender identity or expression, sexual orientation, religion, origin, ability, age, veteran status, if joining this mission speaks to you, we encourage you to apply. More about Runway - Universal World Simulator https://runwayml.com/world-simulator.html - GWM-1 https://runwayml.com/research/introducing-runway-gwm-1 - Gen-4.5 https://runwayml.com/research/introducing-runway-gen-4.5 - General World Models https://runwayml.com/research/introducing-general-world-models - Robotics SDK https://runwayml.com/research/introducing-runway-gwm-1#robotics-section - Conversational Real-time Agents https://runwayml.com/research/introducing-runway-gwm-1#avatars-section - Runway Studios https://runwayml.com/studios We're excited to be recognized as a best place to work: Crain's https://www.crainsnewyork.com/awards/best-places-work-2023 | InHerSight https://www.inhersight.com/companies/best/city/new-york-city-ny | BuiltIn NYC https://builtin.com/awards/new-york-city/2024/best-places-to-work | INC https://www.inc.com/best-workplaces/2024

Location: Prague, Czechia At Dentons Europe Services in Prague, we embrace a culture of collaboration and continuous improvement. Our team of professionals is dedicated to collaborating seamlessly to provide a wide range of services, including finance, IT, human resources, marketing, and more to support legal teams in managing large volumes of data, ensuring accuracy, and enhancing the overall legal process. Job overview Dentons is seeking a proactive and highly organised Virtual Assistant to provide high-quality administrative, organisational and coordination support to Lawyers and Business Professionals across the Europe Region. You will help stakeholders manage their day-to-day activities efficiently, delivering timely support across calendar management, document production, meeting coordination and business services processes. Working with colleagues across multiple jurisdictions, you will contribute to a consistent, responsive and client-focused service. Key Responsibilities Manage calendars, appointments, meetings, conferences and travel arrangements, including coordination across multiple time zones. Prepare itineraries, agendas, presentations, reports, spreadsheets and other business documentation. Draft, edit, format, proofread, translate and transcribe documents and correspondence, ensuring compliance with Firm standards. Monitor inboxes, support routine correspondence and coordinate follow-up actions to ensure administrative requests are completed on time. Maintain electronic filing and document-management systems, including Filesite and Dentons Direct, and support accurate record keeping. Coordinate with Business Services teams on processes relating to matter opening, conflict checks, billing and invoicing. Work with Risk, Finance, Billing, OGC, HR, BD and Marketing teams to facilitate timely completion of workflows and requests. Collaborate with other Virtual Assistants to maintain service continuity, balance workloads and provide cover during absences or peak periods. Requirements One to three years’ experience in an administrative, executive assistant, secretarial, coordination or business support role. Experience in a professional services, legal, corporate or international environment is preferred. Experience supporting multiple stakeholders, managing competing priorities and coordinating complex administrative processes. Strong Microsoft Outlook, Word, PowerPoint and Excel skills, together with document formatting and proofreading capabilities. Familiarity with document-management systems, virtual collaboration tools and remote working environments. Excellent communication, organisation, prioritisation and time-management skills, with a high level of attention to detail. A proactive, reliable and collaborative approach, with discretion, sound judgement and the ability to remain effective under pressure. A degree, or ongoing studies, in Law, Business Administration, Finance or a related discipline is preferred. Benefits 5 weeks of vacation 3 sick days Meal allowance of CZK 110/day Home office allowance of CZK 4,70/hour Multisport card worth CZK 420 and/or Multipass card (Flexi pass) worth CZK 500 per month

Location: Toronto Workplace: OnSite WHY HARVEY At Harvey, we’re transforming how legal and professional services operate. By combining frontier agentic AI, an enterprise-grade platform, and deep domain expertise, we’re reshaping how critical knowledge work gets done for decades to come. This is a rare chance to help build a generational company at a true inflection point. We have strong product-market fit and world-class investor support. We’re scaling fast and defining a new category in real time. The work is ambitious, the bar is high, and the opportunity for growth — personal, professional, and financial — is unmatched. Our team moves fast, takes ownership, and is deeply committed to the mission — operating with intensity, staying close to our customers, and pushing each other for excellence. We live by three values: Decisiveness, Simplicity, and Job's Not Finished. We act quickly on clear judgment over perfect information, we believe simplicity is what scales, and we're never satisfied with where we are. If you want to do the best work of your career alongside people who share that drive, we'd love to build with you. At Harvey, the future of professional services is being written today — and we’re just getting started. ROLE OVERVIEW As Workplace Specialist, you are Harvey's Workplace team in Toronto. You run the office end to end: the space, the service partners behind it, the experience employees and clients have in it, and the front door. You are the person everyone in the office turns to, and the one who actually knows. Your manager sits in another office and time zone. You take priorities and standards from them and from the global Workplace team, then run the office with real independence. You escalate the calls that need a manager: contract terms, spend above your authority, and anything with cost, risk, or precedent attached. Our Toronto office is a serviced suite at iQ Offices, 302 Bay Street. Much of your building work runs through the iQ team rather than a traditional landlord, and as Toronto grows you will help shape what the next space needs. This is a fully in-office role, Monday through Friday, 9:00am–5:00pm, with flexibility for early setups, events, and the occasional after-hours matter. WHAT YOU'LL DO The Office Standard - Hold the office to the standard the Workplace team sets for appearance, cleanliness, and readiness, and flag what is slipping before it becomes visible - Walk the office daily and find maintenance needs, safety concerns, and service gaps before anyone reports them - Be the first person anyone asks about how the space works Building & Facilities - Hold the day-to-day relationship with iQ Offices and building management: work orders, approvals, access, and follow-through - Manage facilities issues (HVAC, plumbing, lighting, doors, appliances, repairs), managing iQ through resolution, and confirm the fix held - Coordinate deliveries, freight, and loading dock bookings within the building's rules - Escalate any building matter that carries cost, risk, or precedent to your manager Vendors & Food and Beverage - Keep the Toronto vendor book current: contacts, scopes, performance notes, COIs, and renewal dates - Hold vendors to scope, address service issues directly, and escalate patterns rather than incidents - Run the pantry, snack, coffee, and catered lunch program; track consumption and cost per head - Source local Toronto vendors for catering, supplies, and services as the office grows Front of House & Guests - Own the front door: greet employees, candidates, and clients, and manage the visitor experience end to end - Issue and revoke employee badges and keep building access accurate, to the policy set by Workplace and Security - Receive and route mail, packages, and couriers - Arrange cover through iQ reception or a backup plan agreed with your manager when you are out Employee Experience & Events - Plan and run Toronto onsite events, celebrations, team lunches, and all-hands viewing logistics, end to end - Deliver client and executive visits: room sets, catering, AV readiness, and the details that make Harvey look sharp - Host travelling employees and leaders from other offices, so desks, access, and logistics are ready before they land Onboarding - Run the Toronto new hire Day 1: desk setup, badges, building access, welcome, office tour, and swag - Partner with People Ops and IT so every new hire is set up before they arrive Space, Supplies & Budget - Keep the seating chart accurate and execute moves, adds, and changes - Track desk utilization and flag capacity pressure early, with the data behind it - Own office supply inventory and ordering, including first aid and emergency supplies - Submit new and recurring POs via our Procurement platform - Track Toronto Workplace spend against budget (invoices, POs, cost per head), and partner with Finance on payment Safety & Compliance - Execute the emergency preparedness program: maintain the floor warden roster, join building drills, and coordinate with building life safety - Serve as first responder during a workplace incident and report it through the process your manager owns - Keep the office aligned with Ontario workplace health and safety requirements (for example, required postings and first aid kits), with support from People Ops Systems & the Global Team - Administer Workplace tools day to day (ticketing, seating, visitor management) and keep records accurate - Own the Toronto Workplace request queue: resolve what you can, route what belongs to IT, People Ops, or Security - Document how Toronto runs in SOPs and the site playbook, so anyone could pick it up cold - Adopt global Workplace programs and standards locally, and tell the team where Toronto needs something different - Partner with IT on conference room and AV readiness WHAT YOU HAVE - 4+ years in workplace operations, office management, facilities, or hospitality, including time as the primary or only Workplace person on site - Breadth across facilities, vendors, front of house, events, and onboarding. You are as comfortable with a work order as with a client visit - Direct experience managing vendors and holding them to scope, including the difficult conversation when service slips - A foundational understanding of office systems (HVAC, plumbing, electrical, lighting), enough to describe a problem accurately and judge whether the fix held - Experience with event and hospitality execution: catering, setups, and the details guests notice - Comfort tracking spend, invoices, and POs, and turning day-to-day data into a clear picture for your manager - Strong judgment working with a remote manager: you know what to handle, what to flag, and how to keep them informed without being chased - Clear, professional written and verbal communication - A self-starter who builds process where none exists yet - Calm and resourceful when things go sideways, with no one down the hall to hand it to - Genuine care for how the space feels to the people in it - Knowledge of the Toronto vendor market and Ontario workplace requirements is a strong plus - Experience in a serviced or flex office environment, or supporting an office opening or expansion, is a strong plus WHAT WE OFFER - Be part of building something special as a founding member of our Toronto team - Structured hybrid working arrangement: 3 days in our Toronto office, 2 days working from home COMPENSATION CAD $76,000 - 114,000 DEPENDING ON YOUR LOCATION, AN APPLICANT PRIVACY NOTICE MAY APPLY TO YOU. YOU CAN FIND ALL OF OUR APPLICANT PRIVACY NOTICES HERE https://harveyai.notion.site/Harvey-Candidate-Privacy-Notices-319ac3fcdd7a803bb807d5094f249922?pvs=74. We are an AI company and we use AI to improve all of our processes, including in the recruitment process. Whilst we do use AI to help improve efficiency in our recruitment process, we do not rely on AI to make any automated decisions and ensure that a human reviews AI output. #LI-ML3 Harvey is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, gender, sexual orientation, gender identity/expression, national origin, disability, age, genetic information, veteran status, marital status, pregnancy or related condition, or any other basis protected by law. We are committed to providing reasonable accommodations to applicants with disabilities, and requests can be made by emailing accommodations@harvey.ai

Задачи: — Контроль ежедневной работы офиса и поддержание комфортного, организованного рабочего пространства — Управление офисными запасами, инвентарём и административными задачами — Поддержка процесса адаптации сотрудников и базовых HR-процессов — Встреча посетителей и обработка офисной корреспонденции — Административная поддержка топ-менеджмента — Подготовка ежемесячных отчетов о деятельности и счетов (обучение предоставляется) — Управление системой учёта рабочего времени офиса и координация обновлений с внешними сторонами Требования: — Владение английским и русским языками — Опыт работы в должности офис-менеджера, административного ассистента или аналогичной роли — Сильные организационные навыки и внимание к деталям — Владение Microsoft Office и Google Workspace — Отличные коммуникативные и многозадачные навыки — Проживание на Кипре (без спонсорства рабочей визы) Условия: — Конкурентоспособная зарплата, зависящая от опыта — Бонусы по результатам работы, если применимо — 21 день ежегодного отпуска — 6 оплачиваемых больничных дней + 4 личных дня в год — Ежедневный обед — Спортивные льготы — Доступ к отраслевым мероприятиям и конференциям — Поддерживающая, предпринимательская рабочая среда Локация: Лимассол, Кипр Формат работы: офис Занятость: полный рабочий день