Офис-менеджер

Задачи: — Обеспечение бесперебойной административной работы офиса на 100 человек и снижение операционной нагрузки с руководителей и сотрудников; — Организация приема посетителей и телефонных звонков; — Оформление гостевых пропусков и пропусков для проезда гостевых автомобилей на территорию предприятия; — Прием, регистрация, учет, распределение и контроль исполнения входящей и исходящей документации (бумажной и электронной) в системе документооборота 1С, архивирование и уничтожение документов; — Подготовка, оформление и отправка документов через Почту России, Пони Экспресс и другие службы; — Работа с оргтехникой: копирование, сканирование, прошивка, архивирование; — Формирование ежемесячных отчетов по использованию корпоративного такси; — Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц, предоставление полного пакета документов сотрудникам; — Взаимодействие с контрагентами: получение и отправка документов, оплата счетов, передача показаний учета приборов; — Организация жизнеобеспечения офиса: пополнение продуктов питания, контроль санитарного состояния помещений, учет и выдача канцелярских товаров, хозяйственных и расходных материалов, контроль работы обслуживающего персонала; — Организация поздравлений сотрудников с днями рождения и другими значимыми событиями (покупка цветов, подарков); — Обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования через взаимодействие с инженерным и техническим отделом; — Административная и организационная помощь в подготовке корпоративных мероприятий; — Организация внутренних информационных рассылок через мессенджеры и e-mail; — Выполнение поручений непосредственного руководителя и адресная поддержка сотрудников. Требования: — Опыт работы на аналогичной позиции от 3 лет; — Знание основ документооборота и делопроизводства, навыки деловой переписки; — Умение организовывать и планировать рабочие процессы; — Владение офисным программным обеспечением и навыки работы с оргтехникой; — Ответственность и самостоятельность в решении поставленных задач; — Гибкость и стрессоустойчивость; — Навыки работы с клиентами и гостями. Условия: — Оформление согласно ТК РФ с первого дня; — График работы 5/2 с 9:00 до 18:00; — Официальная заработная плата, выплачиваемая своевременно два раза в месяц; — Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом; — Проведение корпоративных мероприятий, подарки к праздникам сотрудникам и детям; — Материальная поддержка при рождении детей, бракосочетании и в трудных жизненных обстоятельствах; — Корпоративные скидки на услуги лаборатории для сотрудников компании; — Комфортная кухня с безлимитным чаем, кофе и угощениями; — Офис в пешей доступности от метро Калужская и метро Воронцовская.