Описание вакансии
Задачи:
— Снятие с руководителя бытовой и личной организации, ведение бартерных договорённостей с брендами.
— Обеспечение административной поддержки: организация встреч, ведение документов, работа с сервисами, отправки.
— Управление личным календарём руководителя, синхронизация с деловым календарём.
— Выполнение бытовых поручений: бронирование столиков, записи на процедуры, передача показаний счётчиков, химчистка и другие регулярные задачи.
— Комплектация и контроль съёмочной сумки, подготовка профессионального кейса по макияжу.
— Организация поездок: бронирование билетов, отелей, трансферов, составление маршрутов с учётом состыковок и резервных вариантов.
— Организация внутренних и внешних встреч и переговоров, коммуникация с ассистентом по Telegram.
— Администрирование совещаний: фиксация решений, подготовка meeting reports, контроль исполнения.
— Бронирование переговорных, подготовка пространства (вода, кофе, материалы, техника).
— Встреча и сопровождение гостей и партнёров.
— Ведение личных поручений и расходов: оплата подписок и счетов, учёт и отчёт по личным тратам, заказы с маркетплейсов.
— Ведение реестра сроков личных документов и запуск продления.
— Систематизация предпочтений, адресов, размеров, поддержание актуальности.
— Контроль и сопровождение подрядчиков, организация ремонта и сервисов.
— Работа с электронным документооборотом (ЭДО), сканирование, архивирование, учёт оригиналов и передача бухгалтерии.
— Ведение реестра подписок, продление, управление доступами и паролями, постановка задач IT-подрядчику.
— Ведение чек-листов, контроль остатков, своевременное пополнение.
— Выбор сервисов по срокам и стоимости, отслеживание отправок, работа с тарифами.
Требования:
— Умение удерживать внимание руководителя, фокусироваться на приоритетных задачах и актуальных вопросах.
— Ведение нескольких календарей с разными категориями, выявление конфликтов с деловым графиком, перестройка расписания без участия руководителя.
— Строительство маршрутов с учётом часовых поясов, бронирование авиа, отелей, трансферов.
— Подготовка встреч от площадки до материалов, ведение протокола, фиксация решений и сроков, контроль исполнения.
— Ведение учёта личных расходов, подготовка отчётов, работа с оплатами и картами руководителя, оформление заказов на маркетплейсах.
— Ведение переговоров с брендами, фиксация обязательств, отслеживание отправок и выполнения договорённостей.
— Ведение реестров, систематизация информации, контроль подрядчиков.
— Работа с ЭДО, архивирование, учёт оригиналов.
— Ведение подписок, управление доступами и паролями.
Личные качества:
— Предугадывание потребностей руководителя до просьбы.
— Принятие решений в рамках полномочий.
— Скорость и надёжность выполнения срочных запросов.
— Грамотная деловая переписка и коммуникация с подрядчиками, брендами и сервисами.
— Умение работать с ограниченной информацией, системность, ведение чек-листов и реестров.
— Готовность к командировкам (наличие действующего загранпаспорта).
— Конфиденциальность, дискретность и такт в работе с личной жизнью, документами и финансами.
— Стрессоустойчивость, ответственность и самостоятельность.
— Эмоциональная устойчивость к смене планов и требовательности.
— Опрятный внешний вид и соблюдение этикета.
— Чувство вкуса, важное в beauty и fashion среде.
Требования к опыту:
— Обязателен опыт работы персональным ассистентом, ассистентом руководителя или секретарём первого лица компании не менее 3 лет.
— Опыт организации поездок, включая зарубежные.
— Опыт работы с конфиденциальной информацией.
— Желателен опыт работы с публичными фигурами или собственниками бизнеса.
— Опыт взаимодействия с брендами или рекламными агентствами для бартерного блока.
— Опыт работы в beauty, fashion, lifestyle.
— Опыт ведения документооборота и работы с электронным документооборотом (ЭДО).
Этапы отбора:
1. Связь в мессенджере для определения времени телефонного интервью.
2. Телефонное интервью с HR для обсуждения опыта и ожиданий.
3. Очное интервью в офисе с руководителем для обсуждения рабочих процессов и задач.
4. Отправка оффера при успешном совпадении.
Отклики с сопроводительным письмом рассматриваются в приоритетном порядке.
Контакты работодателя доступны по кнопке «Откликнуться» после входа.
Автоотклики