Вакансии

Задачи: — Организация встреч, включая заказ разовых пропусков, встречу гостей и сопровождение к месту встречи, а также приготовление чая/кофе. — Организационная поддержка совещаний и встреч: обеспечение порядка в переговорных комнатах, помощь с подготовкой совещаний, внесение информации о встречах и видеоконференциях в календарь. — Делопроизводство и документационное обеспечение: прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, перенаправление корреспонденции по отделам, подготовка документов (письма, справки, заявки), копирование и сканирование, ведение реестров и архивация, отправление исходящей документации и координация работы курьеров. — Коммуникация и работа с персоналом: заказ и оформление постоянных пропусков, ведение реестра пропусков, решение вопросов в рамках компетенции, организация корпоративных мероприятий, дней рождений, праздников, поздравлений и подарков. — Travel-поддержка сотрудников: прием заявок на командировки, оформление билетов, бронирование гостиниц, согласование и подача документов на оплату, ведение реестра командировок. — Выполнение поручений руководства и решение оперативных задач по указанию руководителя. — Административно-хозяйственное обеспечение офиса: закупка и контроль расходных материалов, заказ канцелярских товаров и продуктов для гостей, обеспечение рабочего состояния офисной техники и оборудования, ведение отчетности по затратам, поддержание порядка в комнате отдыха, оптимизация затрат, поддержание порядка в зоне приема гостей и оформление пропусков в зону погрузки/разгрузки. — Взаимодействие с подрядчиками: администрация бизнес-центра, поставщики товаров и услуг, клининговые компании, охрана, агентства по бронированию и иные службы. Требования: — Грамотная устная и письменная речь. — Уверенное владение MS Office, включая работу с PDF, Word (шаблоны и форматирование документов), Excel (таблицы, формулы, сводные отчёты), PowerPoint (подготовка презентаций). — Навыки работы с электронной почтой, календарём, задачами. — Опыт работы с оргтехникой (принтер, сканер). — Умение работать с облачными хранилищами (Яндекс Диск, Google Drive и другие). — Навыки настройки видеоконференций (Яндекс Телемост и другие). — Быстрая ориентация в информации. — Стрессоустойчивость, доброжелательность и приветливость.