Задачи:
— Организация встреч, включая заказ разовых пропусков, встречу гостей и сопровождение к месту встречи, а также приготовление чая/кофе.
— Организационная поддержка совещаний и встреч: обеспечение порядка в переговорных комнатах, помощь с подготовкой совещаний, внесение информации о встречах и видеоконференциях в календарь.
— Делопроизводство и документационное обеспечение: прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, перенаправление корреспонденции по отделам, подготовка документов (письма, справки, заявки), копирование и сканирование, ведение реестров и архивация, отправление исходящей документации и координация работы курьеров.
— Коммуникация и работа с персоналом: заказ и оформление постоянных пропусков, ведение реестра пропусков, решение вопросов в рамках компетенции, организация корпоративных мероприятий, дней рождений, праздников, поздравлений и подарков.
— Travel-поддержка сотрудников: прием заявок на командировки, оформление билетов, бронирование гостиниц, согласование и подача документов на оплату, ведение реестра командировок.
— Выполнение поручений руководства и решение оперативных задач по указанию руководителя.
— Административно-хозяйственное обеспечение офиса: закупка и контроль расходных материалов, заказ канцелярских товаров и продуктов для гостей, обеспечение рабочего состояния офисной техники и оборудования, ведение отчетности по затратам, поддержание порядка в комнате отдыха, оптимизация затрат, поддержание порядка в зоне приема гостей и оформление пропусков в зону погрузки/разгрузки.
— Взаимодействие с подрядчиками: администрация бизнес-центра, поставщики товаров и услуг, клининговые компании, охрана, агентства по бронированию и иные службы.
Требования:
— Грамотная устная и письменная речь.
— Уверенное владение MS Office, включая работу с PDF, Word (шаблоны и форматирование документов), Excel (таблицы, формулы, сводные отчёты), PowerPoint (подготовка презентаций).
— Навыки работы с электронной почтой, календарём, задачами.
— Опыт работы с оргтехникой (принтер, сканер).
— Умение работать с облачными хранилищами (Яндекс Диск, Google Drive и другие).
— Навыки настройки видеоконференций (Яндекс Телемост и другие).
— Быстрая ориентация в информации.
— Стрессоустойчивость, доброжелательность и приветливость.
Контакты работодателя доступны по кнопке «Откликнуться» после входа.
УдалённоseniorСША; This role is available remote for candidates based in other states, or hybrid for candidates based in the New York City metropolitan area
Автоотклики