Описание вакансии
Коротко о ролиГлавная задача - организовать и контролировать работу административной функции.
Задачи:
— Организация и контроль работы административной функции.
— Управление подрядчиками, курьерами, техническими службами и участие в повседневных задачах: ресепшен, кофе, встреча гостей.
— Бизнес-поддержка директоров, включая тревел-поддержку (билеты, гостиницы, визы) и личные поручения (врачи, подарки, цветы и т.д.).
— Бронирование переговорных и ресторанов, планирование встреч в календаре, приём гостей.
— Организация выездов за границей и других мероприятий.
— Администрирование офиса: задачи офис-менеджера, контроль техслужащих и курьеров.
— Коммуникация с арендодателем, управляющей компанией и подрядчиками по вопросам пропусков, парковки, эксплуатации, коммунальных услуг, уборки и ремонта.
— Закупка канцелярии, хозяйственных товаров, продуктов, воды, кофе и аптечных препаратов.
— Заказ пропусков, выдача парковочных мест, топливных и сим-карт, их учёт, подключение такси.
— Работа с входящей почтой и звонками, бронирование переговорных.
— Работа с подотчётными средствами и авансовыми отчётами, заведение счетов на оплату, получение и выдача грузов.
— HR-поддержка: встречи новичков, организация рабочих мест, выдача комплектов новичка.
— Выдача подарков на дни рождения, праздники и Новый год, поздравление сотрудников.
— Ведение карты рассадки, контроль бонусных и медицинских программ в офисе.
— Проведение мероприятий в офисе: обучение, праздники, презентации.
Требования:
— Опыт в административной роли от 3 лет, включая поддержку руководителей.
— Опыт работы с подотчётными средствами, авансовыми отчётами и документооборотом.
— Грамотная речь и презентабельный внешний вид.
— Высокий уровень коммуникации и клиентоориентированность.
— Организованность и самостоятельность.
— Умение работать в режиме многозадачности без потери скорости и качества.
— Уверенное владение MS Office, 1С, ЭДО.
Условия:
— Компания входит в ТОП лучших работодателей страны по версии Hh, лидеры в своей отрасли, интенсивно развивающаяся компания.
— Официальное трудоустройство в штат компании, с достойной «белой» заработной платой.
— График работы: пятидневная рабочая неделя с 9 до 18 часов.
— Современный офис в Москва Сити (башня Империя) на 30 этаже с панорамным видом на город, оборудованный coffee room с бесплатным кофе, чаем, сладостями и фруктами.
— ДМС, скидка сотрудникам на продукцию компании, скидки от фитнес-партнеров, корпоративная онлайн библиотека, культура праздника, корпоративы и многое другое.
— Интересные, амбициозные, развивающие задачи, направленные на поиск эффективных решений для бизнеса.