Задачи:
— Организационное обеспечение: планирование рабочего дня директора, составление графика, расстановка приоритетов, координация рабочих встреч и совещаний.
— Организация деловых поездок и командировок директора, включая бронирование билетов, гостиниц и оформление документов.
— Обеспечение рабочего места директора всем необходимым, включая заказ канцтоваров и оргтехники.
— Встреча гостей (не работников организации), предложение напитков, организация обслуживания участников переговоров, поддержание чистоты и порядка в зоне приема посетителей.
— Работа с документами и информацией: прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
— Навыки работы в системе электронного документооборота (СЭД), в программе 1-С «Документооборот ГУ».
— Знание делопроизводства.
— Подготовка проектов документов по поручению директора.
— Контроль корректности оформления документов перед передачей на подпись директору.
— Ведение протоколов совещаний и фиксация ключевых решений.
— Систематизация документов, формирование дел, передача в архив.
— Анализ информации, сбор данных из подразделений, подготовка информационно-аналитических материалов для директора.
— Коммуникационная поддержка: фильтрация и перераспределение входящих звонков, организация приема посетителей.
— Взаимодействие с подразделениями учреждения, передача поручений, координация совместных задач.
— Представление интересов директора во внешних контактах при необходимости: согласование встреч, ведение переписки, подготовка ответов.
— Контроль и отчетность: отслеживание исполнения поручений и распоряжений, анализ причин задержек, подготовка сводных отчетов.
— Выполнение дополнительных служебных поручений директора, связанных с деятельностью организации.
— Работа с конфиденциальной информацией: обеспечение конфиденциальности, знание правил работы и способов защиты информации.
Требования:
— Опыт работы секретарем, помощником руководителя или ассистентом от 3 лет.
— Отличные навыки делового общения, грамотная устная и письменная речь.
— Уверенное владение ПК (MS Office, электронная почта, оргтехника).
— Умение работать с большим объемом информации, внимательность к деталям.
— Организованность, пунктуальность, аккуратность, стрессоустойчивость.
— Доброжелательность и тактичность в общении.
Условия:
— Официальное трудоустройство в стабильной государственной организации.
— График работы 5/2, с 8:00 до 16:30.
— Современный офис в шаговой доступности от транспорта.
— Возможности для профессионального развития и обучения.
Контакты работодателя доступны по кнопке «Откликнуться» после входа.
Автоотклики