Офис-менеджер, АХО, ресепшен вакансии

Location: Ottawa Workplace: OnSite WHO ARE WE? Cohere is the leading security-first enterprise AI company. We build cutting-edge foundation AI models and end-to-end products that are designed to solve real-world business problems. We’re training and deploying frontier models for enterprises who are building AI systems. We believe that our work is instrumental to the widespread adoption of AI and we are looking for folks that want to be part of that. We obsess over what we build. Each one of us is responsible for contributing to increasing the capabilities of our models and the value they drive for our customers. Cohere is a team of researchers, engineers, designers, and more, who are all passionate about their craft. We are a global technology company headquartered in Toronto with key offices in London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul. Join us! Role Overview: The Office Manager & Security Officer will serve as the primary point of contact for both day-to-day office operations and security protocol implementation for Cohere's Ottawa office. This hybrid role ensures seamless front-facing operations while maintaining compliance with Canadian industrial security standards for government contracts. The position combines administrative excellence with security expertise to create a welcoming, secure, and productive work environment. Key Responsibilities: Front-Facing Operations & Vendor Management: - Direct oversight of cleaners, food & beverage program, suppliers, and maintenance vendors - Coordinate room setups (snacks/water), manage external visitor logistics, and ensure office cleanliness/organization - Lead internal communication channels (Slack: #office-Ottawa, #celebrations) and disseminate company-wide updates - Handle shipping and logistics, including laptop distribution for new hires and managing returns Security Compliance & Protocol Implementation: - Ensure compliance with security policies, procedures, and regulations for handling classified information aligned with PSPC and Contract Security Program (CSP) requirements - Oversee security screening processes for employees, contractors, and visitors - Enforce access controls, secure storage, and transmission protocols for sensitive materials - Report security incidents to relevant authorities (e.g., CSP, Canadian Security Intelligence Service) as required - Maintain accurate security records, including clearance coordination, training logs, and incident reports - Provide back up to the Company Security Officer Office Management & Inventory: - Maintain food, office, and cleaning supply levels; track usage and reorder proactively - Conduct office tours and serve as primary in-person point of contact for new employees - Oversee incoming/outgoing mail and package handling - Provide on-site support for off-sites and events as needed, collaborating with hosting teams on security, access, onboarding, and guest logistics Events, Culture & Community: - Organize monthly social events (e.g., Pride Party, holiday celebrations) and "moments of delight" for team morale - Manage event execution with security considerations for internal and external gatherings - Coordinate guest experiences and visitor logistics - Oversee mail management and package handling Qualifications & Requirements: Mandatory Requirements: - Canadian citizenship and current residency in Canada - Valid Reliability Status with familiarity with CSP/PSPC frameworks - 2+ years of experience in security operations (government/industrial security preferred) Preferred Qualifications: - Experience managing vendors, facilities, and office operations - Familiarity with government contract security requirements - Strong event planning and community engagement skills - Excellent communication and interpersonal abilities Application Note: Only candidates meeting the citizenship and residency requirements will be considered. Candidates must be able to work in Ottawa and may be required to pass additional security screening for government contract compliance. FULL-TIME EMPLOYEES AT COHERE ENJOY THESE PERKS: - A weekly lunch stipend of $75/£75 or equivalent in your local currency for lunch. - Full health and dental benefits, including a separate budget for mental health. - RRSP matching, 401K, Pension Scheme. - 100% Parental Leave top-up for up to 6 months, for either parent. - Annual enrichment benefits: Arts & culture, fitness/wellness, quality time, and a workspace improvement credit. Education & learning stipend for conferences, courses, and coaching. - 6 weeks of paid vacation (30 working days!) - Budget for traveling to other offices if you are remote, plus an annual company offsite. HOW AND WHERE WE WORK: - Cohere is remote-friendly, but we also have offices in Toronto, London, New York City, San Francisco, Montreal, Paris, Berlin and Seoul with more opening soon. - For those in the office: a daily lunch program, plenty of snacks, and regular community and social events. - For those not near an office: a co-working benefit so you can work alongside others in your city. - Everyone receives a $500 home office stipend to set up your workspace properly. If any of the above doesn’t line up exactly with your experience, we still encourage you to apply. We strive to create an inclusive work environment for all; we welcome applicants from all backgrounds and are committed to providing equal opportunities. Should you require any accommodations during the recruitment process, please submit an Accommodations Request Form https://docs.google.com/forms/d/12a6IrLdF3kI2nonKSr4tiFuz18rLQbaeYV-JM9L4o9Q/edit, and we will work together to meet your needs. We may use AI-enabled tools to screen and assess applicants against the criteria for this position. This helps our recruiters identify potentially qualified candidates, but it doesn't limit the applications our recruiters may review or consider. Beware of Scams: Cohere will never ask for payment or third-party services (e.g., CV writing) as part of our hiring process. All legitimate roles are listed on the Cohere careers page and LinkedIn only, with all communications from Cohere employees coming from an @cohere.com or @cw.cohere email alias. If jobs are viewed on other sites then please verify these through our official careers https://cohere.com/careers page.

Задачи: — Координирование работы клининга, флориста и прочего аутсорса — Организация рабочих мест для новых сотрудников (столы, кресла, канцелярия) — Инвентаризация мебели, бытовой техники, расходных материалов и т.д. — Модернизация пространства (новые зоны, эргономика, декорирование) — Помощь в развитии и поддержании корпоративной культуры. Требования: — Знание грузинского и русского языка. Условия: — Офисный формат работы в Грузии, район Сабуртало — Гибкое начало рабочего дня с 9-10 утра до 18-19 вечера — Оформление по договоренности — Компенсация спорта и изучения английского языка — Молодая международная команда и возможность развивать внутренние инициативы

Задачи: — встреча гостей и организация работы ресепшн; — прием звонков и корреспонденции; — заказ канцелярии и необходимых офисных материалов; — взаимодействие с курьерами и поставщиками; — помощь в организации встреч и внутренних офисных вопросов. Требования: — хорошие коммуникативные навыки, внимательность и организованность; — право на работу на Кипре; — обязательное знание английского и русского языков; — знание греческого языка будет преимуществом. Условия: — полный рабочий день, работа в офисе в Лимассоле.

Задачи: — Управление календарями и расписаниями, координация внутренних и внешних встреч, организация командировок, выполнение деловых и личных поручений для руководства — Ежедневное управление офисом, взаимодействие с местными поставщиками, сервисными компаниями, арендодателями и коммунальными службами (требуется знание греческого языка) — Встреча гостей и партнеров, поддержание офиса в порядке, помощь с административной документацией Требования: — Свободное владение английским и греческим языками (письменно и устно) — обязательно — Наличие разрешения на работу на Кипре, проживание в стране (переезд и спонсорство визы не предоставляются) — Опыт работы не менее 2 лет в должностях исполнительного помощника, личного ассистента или офис-менеджера — Сильные организационные навыки, умение сохранять конфиденциальность и работать в условиях многозадачности Условия: — Конкурентная заработная плата и официальное трудоустройство по местному законодательству — Современный комфортный офис в Лимассоле с бесплатными закусками, кофе и напитками — Корпоративный пакет льгот (в стадии внедрения) — Дружелюбная международная команда и плоская структура управления

Задачи: — ведение хозяйственной части офиса, организация закупок — контроль чистоты и порядка в офисе — ежедневная отчётность по торговым представителям и проверка их локаций — оформление VIP-заказов и документов на доставку — упаковка подарков для клиентов — выполнение поручений руководителей. Требования: — уверенное владение офисными программами — внимательность, ответственность, исполнительность — знание 1С будет плюсом Условия: — зарплата от 5 000 000 сум + финансовый рост — график 5/2, с 09:00 до 18:00 — ориентир — Узбекфильм

Задачи: — Следить за порядком и дисциплиной в офисе — Контролировать соблюдение внутренних правил — Быть вовлечённым в повседневную жизнь офиса Условия: — Оплачиваемый испытательный срок (до 1 месяца — 1600 €) — Стабильный график: 09:00–18:00, пн–пт — Доход: 2000 € + компенсация бензина — Работа в офисе в Лимассоле — Официальное трудоустройство Требования: — С английским на уровне A2–B1 — С личным автомобилем — С разрешением на работу

Требования: — Минимум 2 года опыта в офисной администрации, ресепшн или аналогичной роли — Хорошее знание Microsoft Office и общего офисного программного обеспечения — Отличное владение английским языком, знание греческого языка будет большим плюсом — Сильные организационные навыки с умением управлять несколькими приоритетами — Профессиональный, надежный и аккуратный подход к работе — Проактивный и адаптивный склад ума с вниманием к деталям

Location: São Paulo, Brazil Figma is growing our team of passionate creatives and builders on a mission to make design accessible to all. Figma’s platform helps teams bring ideas to life—whether you're brainstorming, creating a prototype, translating designs into code, or iterating with AI. From idea to product, Figma empowers teams to streamline workflows, move faster, and work together in real time from anywhere in the world. If you're excited to shape the future of design and collaboration, join us! We’re looking for a highly organized and people-focused Office Manager to serve as the bridge between our regional office and Figma’s broader company culture. In this hybrid role, you’ll oversee day-to-day workplace operations, create a welcoming experience for employees and guests, and partner with our global teams on local People initiatives. You’ll help ensure that the office runs smoothly, reflects Figma’s values, and supports employees throughout their journey with the company. This is a full-time role based in our São Paulo hub. What you’ll do at Figma: Create a welcoming and inclusive workplace experience by assisting employees, guests, vendors, and other visitors Oversee daily office operations, including supplies, equipment, facilities requests, workplace safety, and compliance with local health and safety requirements Manage relationships with external vendors and partner with IT, Security, and Facilities teams to maintain a safe, reliable, and seamless office environment Coordinate logistics and hospitality for in-office meetings, team offsites, cultural celebrations, employee resource group activities, and volunteer events Partner with the People team to support regional onboarding, including right-to-work checks, in-person paperwork, onboarding content, and other local requirements Manage local People administration, including HR correspondence, employment verifications, required signatures, benefits administration, medical checks, wellness programs, and relationships with local providers Serve as a trusted point of contact for regional employees and support the global People team with local employee relations matters, terminations, payroll, time tracking, and other employee lifecycle processes Partner with People and Legal teams on local labor requirements and union matters, and provide English–Portuguese translation, interpretation, and cultural guidance when needed We’d love to hear from you if you have: 3+ years of experience in office management, workplace operations, People Operations, HR coordination, or a related role Professional fluency in English and Portuguese, with the ability to communicate clearly in both languages Experience managing multiple priorities across office operations, employee support, vendors, and events Sound judgment and discretion when handling confidential or sensitive employee information The ability to work from the office at least four days per week, with occasional flexibility to support events outside standard working hours While it’s not required, it’s an added plus if you also have: Experience managing local health and safety processes or workplace compliance requirements Experience working with labor unions or supporting collective labor agreement requirements Familiarity with local benefits administration, payroll coordination, employee relations, or employment practices Fluency in an additional language At Figma, one of our values is Grow as you go. We believe in hiring smart, curious people who are excited to learn and develop their skills. If you’re excited about this role but your past experience doesn’t align perfectly with the points outlined in the job description, we encourage you to apply anyways. You may be just the right candidate for this or other roles. At Figma we celebrate and support our differences. We know employing a team rich in diverse thoughts, experiences, and opinions allows our employees, our product and our community to flourish. Figma is an equal opportunity workplace - we are dedicated to equal employment opportunities regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, gender identity/expression, veteran status , or any other characteristic protected by law. We also consider qualified applicants regardless of criminal histories, consistent with legal requirements. We will work to ensure individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to apply for a role, participate in the interview process, perform essential job functions, and receive other benefits and privileges of employment. If you require accommodation, please reach out to accommodations-ext@figma.com . These modifications enable an individual with a disability to have an equal opportunity not only to get a job, but successfully perform their job tasks to the same extent as people without disabilities. Examples of accommodations include but are not limited to: Holding interviews in an accessible location Enabling closed captioning on video conferencing Ensuring all written communication be compatible with screen readers Changing the mode or format of interviews To ensure the integrity of our hiring process and facilitate a more personal connection, we require all candidates keep their cameras on during video interviews. Additionally, if hired you will be required to attend in person onboarding. By applying for this job, the candidate acknowledges and agrees that any personal data contained in their application or supporting materials will be processed in accordance with Figma's Candidate Privacy Notice . Application limits: To help candidates focus on the opportunities most relevant to their skills and experience, Figma limits the number and frequency of applications. These limits apply to all roles: Candidates may submit up to 5 applications during any rolling 30-day period. Candidates may not reapply to the same role while an application is active or within 90 days of receiving a rejection. Once the applicable days has passed, candidates are welcome to apply again.

Компания "Инвест-Недвижимость" ищет операционного кассира для работы с выездами по Москве и Санкт-Петербургу. В обязанности входит перемещение документов между объектами, что требует внимательности, аккуратности и ответственности. Опыт работы кассиром не обязателен, перед началом работы предусмотрено обучение и сопровождение на этапе адаптации. График гибкий, что позволяет совмещать работу с личными делами. Кандидаты должны быть старше 30 лет, готовы к мобильной работе по городу и стремиться к стабильному доходу.

Задачи: — встреча гостей и организация работы ресепшн; — прием звонков и корреспонденции; — заказ канцелярии и необходимых офисных материалов; — взаимодействие с курьерами и поставщиками; — помощь в организации встреч и внутренних офисных вопросов. Требования: — хорошие коммуникативные навыки, внимательность и организованность; — право на работу на Кипре; — обязательное знание английского и русского языков; — знание греческого языка будет преимуществом.

Требования: — Возраст 18–30 лет — Знание английского языка обязательно — Наличие водительских прав — Только украинцы Обязанности: — Организация работы офиса — Административная поддержка — Поддержка сотрудников — Организация мероприятий — Решение финансово-административных задач Условия: — Официальное трудоустройство — График: понедельник — пятница Может предоставляться автомобиль, либо покрываются расходы на топливо при использовании личного автомобиля.

Задачи: — Поддержание дисциплины сотрудников офиса; — Наблюдение за сотрудниками и контроль над выполнением ими установленных правил; — Интенсивное участие в жизни офиса; — Обеспечение офиса всем необходимым: закупки/заказ провизии; Условия: — Испытательный срок до одного месяца на параллельной позиции (обучение и испытательный срок оплачиваются - 1600 euro); — 9 часовой рабочий день (09.00-18.00) с понедельника по пятницу; — ЗП 2000 ( + компенсация расхода на бензин); — Физическое нахождение в офисе (Лимассол); — Официальное трудоустройство; Требования: — Базовое знание английского языка; — Наличие автомобиля; — Наличие разрешения на работу.

Задачи: — Координирование работы клининга, флориста и прочего аутсорса — Организация рабочих мест для новых сотрудников (столы, кресла, канцелярия) — Инвентаризация мебели, бытовой техники, расходных материалов и т.д. — Модернизация пространства (новые зоны, эргономика, декорирование) — Помощь в развитии и поддержании корпоративной культуры. Условия: — Офисный формат работы в Грузии район Сабуртало — Гибкое начало рабочего дня с 9-10 утра до 18-19 вечера — Официальное оформление — Компенсация спорта и изучения английского языка — Молодая международная команда и возможность развивать внутренние инициативы

Задачи: — документооборот — координация питания/перекусов — закупки — платежи — помощь в организации офисной жизни Требования: — английский B2 — греческий A2 — русский C1 — организованность — внимательность к деталям Условия: — медстраховка — 13-я зарплата — 21 день отпуска — обеды в офисе — спортзал — компенсация обучения детей

Задачи: — Поддержание дисциплины сотрудников офиса; — Наблюдение за сотрудниками и контроль над выполнением ими установленных правил; — Интенсивное участие в жизни офиса; — Обеспечение офиса всем необходимым: закупки/заказ провизии; Условия: — Испытательный срок до одного месяца на параллельной позиции (обучение и испытательный срок оплачиваются - 1600 euro); — 9 часовой рабочий день (09.00-18.00) с понедельника по пятницу; — ЗП 2000 ( + компенсация расхода на бензин); — Физическое нахождение в офисе (Лимассол); — Официальное трудоустройство; Требования: — Базовое знание английского языка; — Наличие автомобиля; — Наличие разрешения на работу.

Обязанности: — Работа с ведомостями и базовые обязанности администратора Требования: — Знание русского языка и работы с кассой Условия: — Официальное трудоустройство — Зарплата при собеседовании

Требования: — Опыт работы администратором обязателен — Знание английского языка — Грамотная речь и умение общаться с клиентами — Ответственность, организованность и внимательность — Навыки продаж будут преимуществом Условия: — График: 3 дня в неделю — Среда и пятница — 10:00–20:00 — Суббота — 10:00–19:00 Местоположение: центр Лимассола, район ERA Apollon

Требования: — Возраст от 23 до 40 лет — Приятная внешность — Знание ПК, 1С, Excel, Word — Умение работать с компьютером — Коммуникабельность и умение работать с людьми Условия: — График: сутки через двое — Заработная плата: 180,000 – 230,000 тг за 10 смен (оклад + бонусы) — Оплачиваемая стажировка — Официальное трудоустройство — Все выплаты за счет работодателя